Ha szüksége van egy rendszerre, amely elősegíti a dokumentumok kezelését az egész csapatban, de a költségvetése szűkös, akkor az ingyenes verziója Zoho Docs A Dokumentumkezelő Rendszer (DMS) jó választás. Ez a verzió legfeljebb 25 felhasználóból álló csapatokat támogat, felhasználónként 5 GB felhőalapú tárhelyet oszt ki, és erőteljes biztonságot és megfelelést biztosít. Kiválasztottuk a legjobb ingyenes dokumentumkezelő szoftvert / rendszereket a kisvállalkozások számára 2018-ban.
A kisvállalkozások DMS-jének áttekintése során azt tapasztaltuk, hogy nagyon kevesen kínálják a szoftverük ingyenes verzióját. Azok, akiket találtunk, gyakran csak egyetlen felhasználói fiókot engedélyeztek. Felülvizsgáltuk az ingyenes, nyílt forráskódú szoftvereket is, de megállapítottuk, hogy ennek a használatához szükség van az informatikai személyzet széleskörű megértésére a rendszerben. A Zoho Docs-nak azonban van egy barátságos felhasználói felülete, online fórumai vannak a támogatáshoz, és az általunk áttekintett fizetett szolgáltatások számos funkciójával rendelkezik.
A Zoho Docs ingyenes verziójában kínált szolgáltatások a következők:
Asztal szinkronizálása
1 GB fájlfeltöltési korlát
Az adminisztrátor vezérli
Dropbox integráció
Zoho Office Suite
SSL
Fájlverzió (legfeljebb 25 verzió)
Biztonságos fájlegyüttműködés
Kétfaktoros hitelesítés
Jim o'örökös felesége a való életben
Mobil alkalmazás
Alkalmazáson belüli csevegés
Email értesítés
Természetesen az ingyenes verzió nem rendelkezik minden olyan funkcióval, amelyet a fizetős Zoho Docs-felhasználók megkapnak, például naplózási nyomvonal, korlátlan fájlverzió, jelszóval védett / lejárati linkek, korlátlan helyreállítás, fájlok tulajdonjogának átruházása és még sok más. Ez elvárható, és az ingyenes felhasználó az igényeinek növekedésével fizetett szolgáltatásra frissíthet.
A vásárlói vélemények, köztük azok, akik kommentálták az ingyenes verziót, összességében nagyon pozitívak voltak. A platform elnyerte a FinancesOnline.com 2017-es Great User Experience Award díját, és 11. lett a fájlmegosztás és dokumentumkezelés kategóriában.
A Zoho Docs, a Google Docs-hoz hasonlóan, saját fájlformátummal rendelkezik. Néhány felhasználó megjegyezte, hogy a Word dokumentumokkal való munka ebben a rendszerben kissé nagyobb kihívást jelent, mint szeretnék. Miután azonban egy fájlt Zoho Doc-vá alakítottak át, könnyűnek tűnik a szerkesztés és az együttműködés. Ráadásul a felhasználói felület legtöbb funkciójának funkcionalitása és megjelenése ismerős lesz. A fájlszervezés például a hagyományos iratszekrény-struktúrát használja. És sok dokumentumkezelő rendszerhez hasonlóan a teljes szöveges kulcsszó keresési funkció lehetővé teszi a felhasználó számára, hogy akkor is megtalálja a dokumentumot, ha nem tudja felidézni annak helyét vagy címét.
Az ingyenes verzió egyik kihívása lehet a támogatás megszerzése, amikor szüksége van rá. A telefonos támogatást csak a fizető ügyfelek vehetik igénybe. A nem fizető felhasználók közvetlenül az alkalmazásból nyújthatnak be támogatási jegyet és fórumokat, hogy beszélgethessenek más felhasználókkal, akik segíthetnek a problémák elhárításában. A felhasználói kézikönyv, a GYIK, a webes szemináriumok és a blog a webhely erőforrásai részben is elérhető.
Összességében elmondható, hogy a Zoho Docs szilárd funkcióval rendelkezik a dokumentumok kezelésére, tárolására és a kis csapatok közötti együttműködésre. Azok a cégek, amelyek szűkös költségvetéssel rendelkeznek, vagy ingyenes szolgáltatással szeretnének kezdeni, majd az igények növekedésével frissíteni szeretnének, fontolóra vehetik a Zoho Docs ingyenes verzióját.
Ha többet szeretne megtudni a legjobb DMS-k kiválasztásáról a többi kategóriában, olvassa el a következőt: A legjobb dokumentumkezelő szoftver / rendszerek a kisvállalkozások számára 2018 . ”
Szerkesztői közzététel: Inc. ebben és más cikkekben cikkeket és termékeket ír. Ezek a cikkek szerkesztőségileg függetlenek - ez azt jelenti, hogy a szerkesztők és az újságírók bármilyen marketing- vagy értékesítési részleg befolyása nélkül kutatnak és írnak ezekről a termékekről. Más szavakkal: senki nem mondja meg újságíróinknak vagy szerkesztõinknek, hogy mit kell írni, vagy hogy a cikkben bármilyen pozitív vagy negatív információt tartalmazzanak ezekrõl a termékekrõl vagy szolgáltatásokról. A cikk tartalma teljes egészében a riporter és a szerkesztő belátása szerint történik. Észre fogja venni azonban, hogy néha a cikkekben linkeket tartalmazunk termékekre és szolgáltatásokra. Amikor az olvasók rákattintanak ezekre a linkekre, és megvásárolják ezeket a termékeket vagy szolgáltatásokat, az Inc kártérítést kaphat. Ez az e-kereskedelemen alapuló hirdetési modell - mint a cikkoldalaink minden más hirdetése - nincs hatással szerkesztőségi lefedettségünkre. Az újságírók és szerkesztők nem adják hozzá ezeket a linkeket, és nem is kezelik őket. Ezek a hirdetések, csakúgy, mint az Inc-en látottak, támogatják a független újságírást, amelyet ezen a webhelyen talál.
A szerkesztő megjegyzése: Dokumentumkezelő rendszereket keres a vállalata számára? Ha információra van szüksége, amely segít kiválasztani az Ön számára legmegfelelőbbet, használja az alábbi kérdőívet, hogy partnerünk, a BuyerZone ingyenesen adjon információt Önnek:
Szerkesztői közzététel: Inc. ebben és más cikkekben cikkeket és termékeket ír. Ezek a cikkek szerkesztőségileg függetlenek - ez azt jelenti, hogy a szerkesztők és riporterek kutatnak és írnak ezekről a termékekről, minden marketing vagy értékesítési részleg befolyása nélkül. Más szavakkal: senki nem mondja meg újságíróinknak vagy szerkesztõinknek, hogy mit kell írni, vagy hogy a cikkben bármilyen pozitív vagy negatív információt tartalmazzanak ezekrõl a termékekrõl vagy szolgáltatásokról. A cikk tartalma teljes egészében a riporter és a szerkesztő belátása szerint történik. Észre fogja venni azonban, hogy néha ezekre a termékekre és szolgáltatásokra mutató linkeket is tartalmazunk a cikkekben. Amikor az olvasók rákattintanak ezekre a linkekre, és megvásárolják ezeket a termékeket vagy szolgáltatásokat, az Inc kártérítést kaphat. Ez az e-kereskedelemen alapuló hirdetési modell - mint a cikkoldalaink minden más hirdetése - nincs hatással szerkesztőségi lefedettségünkre. Az újságírók és szerkesztők nem adják hozzá ezeket a linkeket, és nem is kezelik őket. Ez a hirdetési modell, csakúgy, mint az Inc-en látott, támogatja az ezen a oldalon található független újságírást.
