Számos oka van annak, hogy a vállalkozások kezeljék az elektronikus fájlokat és digitalizálják dokumentumaikat. Az információ szervezésére és megosztására szolgáló struktúra létrehozása egy előny; akárcsak a papír csökkentése, az ellenőrzési nyomvonalak létrehozása, a jogszabályoknak való megfelelés biztosítása, valamint a belső és külső együttműködés megkönnyítése. A dokumentumkezelő rendszerek (DMS) segítik a vállalatokat a dokumentumok, adatobjektumok és képek elektronikus digitalizálásában, tárolásában, kezelésében és nyomon követésében. Akár rendszernek, szoftvernek vagy megoldásnak nevezik, a DMS kínálata különféle funkciókkal és árcédulákkal rendelkezik. A kategóriák legjobbjaival álltunk elő, amelyek segítenek abban, hogy válogasson a zavaró lehetőségek sorából.
Áttekintésünkben széles választékot találtunk. Néhány rendszer a tárolás, a keresés, a biztonság engedélyezésére összpontosít, és tartalmaz néhány dokumentum-felülvizsgálati és megosztási funkciót. Mások túlmutatnak a DMS-en, harangok és sípok (és plug-inek) sokaságát nyújtják olyan képességek spektrumához, mint a munkafolyamat-létrehozás, a feladatok kezelése, az együttműködés, az automatizált szabályok és egyebek.
Tekintettel a lehetőségek sokaságára, a megfelelő rendszer meghatározása ijesztő lehet. Beszéltünk Jennifer Pankow-val, az SHI International Corp. ügyfél-siker menedzserével, aki segített annak egyszerűsítésében: 'Egy üzleti döntés alapján kérdezd meg magadtól:' Mit kap ez, ami segít növelni az üzleti életemet vagy kielégíteni egy kritikus igényt? ' Ez az, amit segítünk az ügyfeleknek megnézni és feltérképezni a megoldást. Ahelyett, hogy azt gondolná, hogy „DMS-re van szükségem”, kérdezze meg: „Mit kell tennem?” Ezután szűkítse a választékot arra, hogy melyik megoldás teszi, és melyik darabokat csinálja. '
hány éves Veronica montelongo
Egy másik megfontolandó kérdés: Hol szeretném tárolni a fájljaimat? A DMS-nek három típusa van: felhő, helyszíni és hibrid.
Felhő: Ezzel a szolgáltatással a dokumentumai az eladó felhőjében vannak - készen állnak a mobil hozzáférésre bármikor és bárhol, ahol van internet. A tárolást korlátozhatja az Ön szerződése (bár a legtöbb szolgáltatás különféle tárolási szinteket és kapcsolódó árakat kínál), de ez gyakran megfizethető lehetőség, amely magában foglalja a rendszerkezelést és a frissítéseket, a fájlokról pedig a felhő készül.
A helyszíni: Ez az opció további testreszabást tesz lehetővé, mivel a DMS a szerveren van, és nem korlátozódik a szerződés szintű tárolásra. De az elöljáró költségek megfélemlíthetõek, az informatikai karbantartás plusz lehet, és ha a szerver leáll, akkor biztonsági protokollt kell megvalósítania.
Hibrid: A helyszíni és a felhő kombinációja lehetővé teszi a felhő rugalmas használatát bizonyos dokumentumtípusokhoz, miközben elkerüli a régi tartalom migrálását, amelyhez nincs szükség mobil hozzáférésre.
A DMS opcióinak vizsgálata során a legfontosabb szempontokat kell figyelembe venni:
Biztonság: Az egyik szempont az a képessége, hogy ellenőrizheti a rendszeren belüli dokumentumok és fájlok hozzáférését és engedélyeit. Fontos felmérni, hogy ezek a fájlok hogyan oszthatók meg biztonságosan belsőleg és külsőleg. Egy másik szempont az adatok biztonságának védelme a tárolás helyén. Ha felhőmegoldást keres, győződjön meg arról, hogy az eladó adatközpontjainak biztonsága elegendő-e az Ön adatainak védelme érdekében, és megfelel-e az iparági előírásoknak.
Szkennelés: Ha papírba fullad, keressen egy rendszert, amely lehetővé teszi az automatizált elnevezés és iktatás funkciókkal rendelkező dokumentumok tömeges beolvasását. Az egyik lehetséges szolgáltatás, az optikai karakterfelismerés (OCR) a beolvasott dokumentumokat szerkeszthető és kereshető fájlokká alakítja.
Keresés: Bölcs dolog megbizonyosodni arról, hogy a rendszer nem rendezi a fájljait, a keresési képességek lehetővé teszik a teljes szövegű kulcsszókeresést a fájlokban (nem csak cím szerint).
Hozzáférés, szerkesztés, monitor: Mennyire nagyok az üzleti igényei a dokumentumok létrehozására, elérésére és megváltoztatására? A DMS áttekintésekor nézze meg:
- A dokumentumokhoz és a fájlokhoz való hozzáférés / engedélyezési beállítások, például szerepkörök vannak-e hozzárendelve, a hozzáférést dokumentum, mappa vagy mindkettő határozza-e meg.
- Fájlmegosztás / szerkesztés, azaz van-e bejelentkezés / kijelentkezés, több felhasználó is szerkesztheti egyszerre?
- Figyelés és nyomon követés, például láthatja, hogy ki nézte meg a dokumentumot, kap-e tevékenységi / naplózási naplót, beállíthat-e riasztásokat?
- Verziókezelés, azaz láthatja a verzióelőzményeket, hogyan biztosítja a rendszer a legfrissebb verzió kidolgozását, hozzáférhet-e a korábbi verziókhoz?
- Létrehozás, összeszerelés és archiválás, azaz milyen funkciók vannak érvényben a dokumentum élettartama alatt a létrehozástól az archiválásig?
Együttműködés: Mennyi belső és külső együttműködésre van szükséged? Míg a verziókezelés, a szerkesztés és az elektronikus aláírás meglehetősen szokásos DMS-funkciók lehetnek, egyes rendszerek tartalmazzák a munkafolyamatokat, a társszerzőket, a feladatok kezelését, a riasztásokat, az üzenetküldést és még sok mást.
Felhasználóbarátság: A lehető legközelebb a rendszer 100% -os elfogadásához szeretné. Győződjön meg arról, hogy az eszközök és a kezelőfelület felhasználóbarát és intuitív, így csapata könnyen tudja használni.
Mobilitás: Ha a mobil hozzáférés prioritást élvez, keressen egy olyan rendszert, amely kompatibilis az összes eszközzel. Vegyünk egy olyan alkalmazást, amely megismétli az asztali élményt.
Integráció: Az áttekintett DMS-kínálatban sokféle integrációs képesség van. Tudja meg, milyen rendszerekhez lesz szüksége a DMS-hez az integrációhoz. Például az a vágy, hogy ne kelljen fájlokat áthelyeznie a meglévő felhőalapú tárhelyről, például a Drobox, a Microsoft Cloud, a Google Drive stb., Vagy az, hogy csatlakoznia kell a CRM-mel, a tartalomkezelő rendszerrel vagy a könyvelő szoftverrel, az a döntéshez vezetheti a szállító döntését .
Támogatás: Mint minden szállítói szolgáltatásnál, győződjön meg róla, hogy megérti a támogatás nyújtásának módját. Az általunk áttekintett legtöbb eladónak számos támogatási lehetősége volt, beleértve az e-mailt, az online csevegést és a telefont - bár az órák néha korlátozottak voltak. Egyesek csak jegyrendszeren keresztül nyújtanak támogatást. Válasszon egyet, amely megfelel a szükséges szintű támogatásnak és típusnak.
Ár: A DMS ára gyártónként és szolgáltatónként változik. Ahogy korábban említettük, a helyszíni DMS jelentős előzetes költségekkel jár. A felhőszolgáltatással azonban valószínűleg havi vagy éves díjat kell fizetnie, felhasználónként / hónap vagy tárolókapacitás alapján, és további funkciók növelhetik a költségeket. Tehát vegye figyelembe a folyamatos költségeit és az esetleges növekedéseket, amelyek akkor jelentkeznek, ha az igényei nőnek.
A szerkesztő megjegyzése: Dokumentumkezelő szoftvert keres a vállalata számára? Ha információra van szüksége, amely segít kiválasztani az Ön számára legmegfelelőbbet, használja az alábbi kérdőívet, hogy partnerünk, a BuyerZone ingyenesen adjon tájékoztatást:
A „Best of” DMS keresése során több kategóriában találtunk képesített jelölteket:
Összesen nyertes, a legjobb dokumentumkezelő szoftver / rendszerek a kisvállalkozások számára: eFileCabinet
Az eFileCabinet a 2018. évi kisvállalkozásoknak szánt dokumentumkezelő szoftverek / rendszerek legjobb átfogó győztese. A DMS kizárólag az eFileCabinet feladata. Robusztus ajánlat, amely elősegíti annak egyszerű használatát, a mobil hozzáférést, a fejlett, 'soha nem veszít semmit' keresést és a magas szintű biztonságot.
Előnyök: A DMS-szolgáltatások széles választéka kínál új funkciókat, például a munkafolyamatot (jelenleg bétában elérhető). A biztonság és a megfelelés a hangsúly.
Hátrányok: Bár az ügyfélszolgálat telefonon, e-mailben vagy csevegésben gyorsan reagál, csak munkaidőben érhető el. Továbbá ez nem a legolcsóbb DMS lehetőség; de nem is a legdrágább.
Tekintse meg teljes eFileCabinet áttekintésünket.
A legjobb ingyenes dokumentumkezelő szoftver / rendszerek a kisvállalkozások számára: Zoho Docs
Míg sok DMS-gyártó ingyenes próbaverziókat kínál, az ingyenes verziók ritkák. Azok, akiket találtunk, gyakran csak egyetlen felhasználói fiókot engedélyeztek. 5 GB tárhely / felhasználó felajánlása akár 25 csapattag számára ingyen elnyerte a Zoho Docs elismerését, amely a 2018-as legjobb ingyenes dokumentumkezelő szoftver a kisvállalkozások számára.
Előnyök: A Zoho Docs kiemelkedő biztonságot és megfelelőséget kínál, barátságos felhasználói felülettel, online támogatási fórumokkal és az általunk áttekintett fizetett szolgáltatások számos funkciójával rendelkezik.
Hátrányok: A Zoho Docs, a Google Docs-hoz hasonlóan, saját fájlformátummal rendelkezik. Néhány felhasználó megjegyezte, hogy a Word dokumentumokkal való munka ebben a rendszerben nagyobb kihívást jelent, mint szeretnék.
Olvassa el teljes Zoho Docs áttekintés .
A legjobb dokumentumkezelő szoftver / rendszerek az ügyfélszolgálathoz: eFileCabinet
Az eFileCabinet 2018-ban a legjobb dokumentumkezelő szoftver / rendszer lett az ügyfélszolgálat számára. Bár ez a DMS valamivel többe kerülhet, mint néhány versenytárs, több felhasználói vélemény szerint az emberek és az ügyfélszolgálat miatt megéri. Az Ügyfél Sikeres Csapata elkötelezi magát amellett, hogy a vásárlás után minden új ügyfél hívást kap, annak biztosítása érdekében, hogy teljes mértékben megértsék a terméket, és cégük profitálhat belőle.
Előnyök: Amikor három módszerükkel, azaz csevegéssel, telefonon és e-mailen keresztül vettük fel a kapcsolatot az ügyfélszolgálattal, nagyon gyorsan visszahallgattunk, a képviselők barátságosak, profik és segítőkészek voltak.
Hátrányok: Az ügyfélszolgálat csak munkanapon (hétfőtől péntekig 8: 00–17: 00) érhető el.
Tekintse meg teljes eFileCabinet áttekintésünket.
hány éves dom tracy
A legjobb dokumentumkezelő szoftver / rendszerek az együttműködéshez: SharePoint
A SharePoint, a Microsoft DMS-je, számos olyan funkciót tartalmaz, amelyek érdekelni fogják a hatékony együttműködésre szoruló vállalatokat vagy csapatokat. A „csapatmunkát” és a „zökkenőmentes együttműködést a szervezet egészében” megcélzó szándékkal tervezték, hogy a SharePoint a legjobb dokumentumkezelő szoftver / rendszer az együttműködéshez 2018.
Előnyök: Microsoft termékként a SharePoint magas szintű biztonságot és ügyféltámogatást kínál számos árponttal. A képességek szinte végtelennek tűnnek, ha figyelembe vesszük a Microsoft kínálatainak teljes készletét, amelyet a SharePoint integrál.
Hátrányok: Sok vélemény azt jelzi, hogy a SharePoint szakértelem teljes körű kihasználásához és testreszabásra van szükség. Ez potenciálisan túl időigényessé és költségessé teheti a megoldást a kisvállalkozások számára.
Tekintse meg a SharePoint teljes áttekintését.
A legjobb dokumentumkezelő szoftver / rendszerek ügyvédi irodák számára: M-Files
Mivel az ügyvédi irodák rengeteg papírmunkával foglalkoznak, amelyek nagy része bizalmas és érzékeny információkat tartalmaz, további szempontok vannak a DMS kiválasztásához. Az ABA Journal cikke szerint: Itt van a dokumentum-kezelő szoftverek legalacsonyabb szintje , 'az ügyvédi iroda által jelenleg alkalmazott gyakorlatkezelő szoftver dokumentumkezelő komponensei elegendőek lehetnek egyéni gyakorlatokhoz vagy kisvállalkozásokhoz olyan gyakorlati területeken, amelyek nem dokumentumok. De a nagy mennyiségű dokumentumot kezelő kisvállalkozások számára rendkívül hasznos lehet olyan önálló rendszer megtalálása, amely jól integrálható a meglévő gyakorlatkezelő és számviteli szoftverekkel. Innovatív technológiája, biztonsága, az adatmegfelelés támogatása és integrációs képessége miatt az ügyvédi irodák legjobb dokumentumkezelő szoftverének / rendszereinek választása az M-Files.
Előnyök: Az olyan szilárd DMS-szolgáltatások mellett, mint a beolvasási képességek, az OCR a szervezéshez és a kereséshez, valamint a hozzáférés-ellenőrzés, ez a technológia az ügyvédi irodáknak szerződés-jóváhagyási munkafolyamatokat kínál, és támogatja az eDiscovery programot.
Hátrányok: Az M-Files nem kínál előre konfigurált csomagokat, mivel egyes versenytársak ezt teszik, ezért nehéz felmérni, hogy egy kis ügyvédi iroda mennyibe kerül a szükséges funkciók megszerzésével. A megoldásokat minden ügyfél számára testre szabják, és az árak 2000 dollár alatt kezdődnek évente.
Olvassa el a teljes M-Files áttekintést.
Egyéb dokumentumkezelési szolgáltatások
A Best Of kategóriákban kiválasztottak mellett itt vannak más vállalatok, amelyeket áttekintettünk:
Dokmee biztonságos, könnyen használható dokumentumkezelő rendszerként írja le, amelyet különféle célokra terveztek, ideértve a dokumentumok rögzítését és tárolását, a keresést és visszakeresést, valamint a fájlmegosztást.
Egy oldal A dokumentumkezelő csomagot az építészeti, mérnöki és építőipari vállalatok használják a munkafolyamatokhoz, az információkezeléshez és a globális szabványoknak való megfeleléshez.
DocuWare Cloud digitalizálja a papírfolyamatokat, lehetővé teszi az egyedi munkafolyamatok konfigurálását, és integrálódik az ERP, a CRM és más rendszerekkel.
Adobe Document Cloud tartalmazza az Acrobat DC-t a PDF-termelékenységhez és az Adobe Sign-t az integrált e-aláíráshoz.
Hightail üzlet , korábban YouSendIt, fájlmegosztási és kreatív együttműködésük kínálatából áll.
Ascencio ONLYOFFICE online dokumentumszerkesztőket és termelékenységi üzleti eszközöket biztosít a Cloud vagy a privát hálózaton keresztül.
Alfresco One az Alfresco Software, Inc. vállalati tartalomkezelő (ECM) platform, amely magában foglalja a dokumentumkezelést, az együttműködést és a folyamat automatizálást.
Módszertan
A keresési kifejezések, a közösségi trendek és az internetes kutatás átfogó áttekintését alkalmaztuk a DMS-ajánlatok listájának szűkítésére. Megkérdeztük az ügyfélszolgálat szakembereit, akik tapasztalattal rendelkeznek a DMS használatában, és segítenek az ügyfeleknek a tartalomkezelésben vagy a szoftver vásárlásában. Szűkített választékunkkal ezután átnéztük az egyes vállalatok weboldalát, megtekintettük a bemutatókat vagy feliratkoztunk a próbaverziókra, és összehasonlítottuk a szolgáltatásokat, különös tekintettel a szolgáltatás típusára, az árakra, az ügyfélszolgálatra, a skálázhatóságra, a funkcionalitásra, az egyszerű használatra, az ügyfelek véleményére, az üzleti és technológiai webhelyekre. kritikák és díjak. Hiányzó információkért felvettük a kapcsolatot a céggel. Ebben a folyamatban nem csak információhiányokat pótoltunk, hanem felmértük a válaszok gyorsaságát és alaposságát is.
Szerkesztői közzététel: Inc. ebben és más cikkekben cikkeket és termékeket ír. Ezek a cikkek szerkesztőségi szempontból függetlenek - ez azt jelenti, hogy a szerkesztők és az újságírók bármilyen marketing vagy értékesítési részleg befolyása nélkül kutatnak és írnak ezekről a termékekről. Más szavakkal: senki nem mondja meg újságíróinknak vagy szerkesztõinknek, hogy mit kell írni, vagy hogy a cikkben szerepeljenek bizonyos pozitív vagy negatív információk ezekrõl a termékekrõl vagy szolgáltatásokról. A cikk tartalma teljes egészében a riporter és a szerkesztő belátása szerint történik. Észre fogja venni azonban, hogy néha a cikkekben linkeket tartalmazunk termékekre és szolgáltatásokra. Amikor az olvasók rákattintanak ezekre a linkekre, és megvásárolják ezeket a termékeket vagy szolgáltatásokat, az Inc kártérítést kaphat. Ez az e-kereskedelemen alapuló hirdetési modell - mint a cikkoldalaink minden más hirdetése - nincs hatással szerkesztőségi lefedettségünkre. Az újságírók és szerkesztők nem adják hozzá ezeket a linkeket, és nem is kezelik őket. Ezek a hirdetések, csakúgy, mint az Inc-en látottak, támogatják a független újságírást, amelyet ezen a webhelyen talál.
A szerkesztő megjegyzése: Dokumentumkezelő szoftvert keres a vállalata számára? Ha információra van szüksége, amely segít kiválasztani az Ön számára legmegfelelőbbet, használja az alábbi kérdőívet, hogy partnerünk, a BuyerZone ingyenesen adjon tájékoztatást:
A szerkesztő megjegyzése: Dokumentumkezelő szoftvert keres a vállalata számára? Ha információra van szüksége, amely segít kiválasztani az Ön számára legmegfelelőbbet, használja az alábbi kérdőívet, hogy partnerünk, a BuyerZone ingyenesen adjon tájékoztatást:
Szerkesztői közzététel: A Inc. ebben és más cikkekben termékekkel és szolgáltatásokkal foglalkozik. Ezek a cikkek szerkesztőségi szempontból függetlenek - ez azt jelenti, hogy a szerkesztők és az újságírók bármilyen marketing vagy értékesítési részleg befolyása nélkül kutatnak és írnak ezekről a termékekről. Más szavakkal: senki nem mondja meg újságíróinknak vagy szerkesztõinknek, hogy mit kell írni, vagy hogy a cikkben szerepeljenek bizonyos pozitív vagy negatív információk ezekrõl a termékekrõl vagy szolgáltatásokról. A cikk tartalma teljes egészében a riporter és a szerkesztő belátása szerint történik. Észre fogja venni azonban, hogy néha ezekre a termékekre és szolgáltatásokra mutató linkeket is tartalmazunk a cikkekben. Amikor az olvasók rákattintanak ezekre a linkekre, és megvásárolják ezeket a termékeket vagy szolgáltatásokat, az Inc kártérítést kaphat. Ez az e-kereskedelemen alapuló hirdetési modell - mint a cikkoldalaink minden más hirdetése - nincs hatással szerkesztőségi lefedettségünkre. Az újságírók és szerkesztők nem adják hozzá ezeket a linkeket, és nem is kezelik őket. Ez a hirdetési modell, csakúgy, mint az Inc-en látott, támogatja az ezen a oldalon található független újságírást.
