Az amerikai alkalmazottak átlagosan kb negyed a fésülködő munkahét több száz e-mailt .
Annak ellenére, hogy ragaszkodtunk a válaszgombjainkhoz, Barbara Pachter karrier-edző szerint rengeteg szakember még mindig nem tudja, hogyan kell megfelelően használni az e-mailt.
Az olvasott és írt üzenetek rengeteg volta miatt hajlamosabbak vagyunk kínos hibák elkövetésére, és ezeknek a hibáknak súlyos következményei lehetnek.
Pachter könyvében felvázolja a modern e-mail illemtan alapjait. Az üzleti etikett alapjai . ” Beszéltünk vele, és kihúztuk a legfontosabb szabályokat, amelyeket tudnia kell.
Vivian Giang és Rachel Sugar közreműködött a cikk korábbi verzióiban.
1. Írjon be egy világos, közvetlen tárgy sort
A jó tárgysorok közé tartoznak a következők: 'Az értekezlet dátuma megváltozott', 'Gyors kérdés a prezentációval' vagy 'Javaslatok a javaslathoz'.
'Az emberek gyakran a tárgysor alapján döntenek arról, hogy e-mailt nyitnak-e' - mondja Pachter. 'Válasszon egyet, amely tudatja az olvasókkal, hogy foglalkozik aggályaikkal vagy üzleti kérdéseikkel.'
2. Használjon professzionális e-mail címet
Ha egy vállalatnál dolgozik, akkor használja a cég e-mail címét. De ha személyes e-mail fiókot használ - függetlenül attól, hogy önálló vállalkozó vagy éppen csak alkalmanként használja a munkával kapcsolatos levelezéshez -, akkor legyen óvatos, ha ezt a címet választja - mondja Pachter.
Mindig rendelkeznie kell egy e-mail címmel, amely továbbítja a nevét, hogy a címzett pontosan tudja, ki küldi az e-mailt. Soha ne használjon olyan e-mail címeket (esetleg az általános iskolai napok maradványait), amelyek nem megfelelőek a munkahelyi használatra, például a „babygirl @ ...” vagy a „beerlover @ ...” - bármennyire is szereti a hideg sört.
3. Gondolkodjon el kétszer, mielőtt megnyomja a „válasz mindenkinek” lehetőséget
Senki sem akar 20 embertől olyan e-maileket olvasni, amelyeknek semmi közük hozzá. Az e-mailek figyelmen kívül hagyása nehézségekbe ütközhet, sokan értesítést kapnak az új üzenetekről okostelefonjukon, vagy figyelmen kívül hagyják a felugró üzeneteket a számítógép képernyőjén. Tartózkodjon attól, hogy megnyomja a „válasz mindenkinek” hacsak nem gondolja úgy, hogy a listán szereplő mindenkinek meg kell kapnia az e-mailt - mondja Pachter.
4. Írjon be egy aláírási blokkot
Biztosítani olvasójának némi rólad szóló információja - javasolja Pachter. 'Általában ez tartalmazza a teljes nevét, a címét, a cég nevét és az elérhetőségét, beleértve a telefonszámot is. Hozzáadhat egy kis reklámot is magának, de ne essen túlzásba semmilyen mondanivalóval vagy műalkotással.
Használja ugyanazt a betűtípust, típusméretet és színt, mint az e-mail többi része - mondja.
5. Használjon szakmai üdvözleteket
Ne használjon nyugodt, köznyelvi kifejezéseket, mint például: 'Hé srácok', 'Yo' vagy 'Szia emberek'.
'Írásaink nyugodt jellege nem befolyásolhatja az e-mail üdvözletét' - mondja. ' Hé nagyon informális üdvözlet, és általában nem használható a munkahelyen. És Nekem az sem rendben van. Használat Szia vagy Helló helyette.'
Azt is javasolja, hogy senki ne rövidítse le a nevét. Mondja: „Szia Michael”, hacsak nem biztos benne, hogy inkább Mike-nak hívják.
6. Használjon takarékosan felkiáltójeleket
Ha felkiáltójelet használ, csak egyet használjon az izgalom közvetítésére - mondja Pachter.
- Az emberek néha elragadnak, és számos felkiáltójelet tesznek a mondataik végére. Az eredmény túl érzelmesnek vagy éretlennek tűnhet ”- írja a nő. 'A felkiáltójeleket takarékosan kell használni az írásban.'
7. Legyen óvatos a humorral
A humor könnyen elveszhet fordításban a megfelelő hangnem vagy arckifejezés nélkül. Szakmai eszmecserében jobb, ha az e-mailekből a humor nem jelenik meg, hacsak nem ismeri jól a címzettet. Valamelyik, amit viccesnek tartasz, nem biztos, hogy másnak vicces.
Pachter azt mondja: „Valami, amit viccesnek tartanak beszéd közben, egészen másképp találkozhat, amikor megírják. Ha kétségei vannak, hagyja ki.
8. Tudja, hogy a különböző kultúrájú emberek másképp beszélnek és írnak
A félreértés könnyen előfordulhat kulturális különbségek , főleg írásban, amikor nem láthatjuk egymás testbeszédét. Személyre szabhatja az üzenetet a vevő kulturális hátterének megfelelően, vagy mennyire ismeri őket.
Jó szabály, amelyet szem előtt kell tartani, Pachter szerint az, hogy a magas kontextusú (japán, arab vagy kínai) kultúrák meg akarnak ismerkedni, mielőtt üzletet folytatnának veled. Ezért előfordulhat, hogy ezekből az országokból származó üzleti partnerek személyesebbek írásukban. Másrészt az alacsony kontextusú (német, amerikai vagy skandináv) kultúrából érkező emberek inkább nagyon gyorsan eljutnak a lényeghez.
9. Válaszoljon az e-mailjeire - még akkor is, ha az e-mailt nem Önnek szánta
Nehéz válaszolni minden e-mail üzenetre, amelyet valaha elküldtél neked, de meg kell próbálnod - mondja Pachter. Ide tartozik, amikor az e-mailt véletlenül elküldtük Önnek, különösen, ha a feladó választ vár. A válasz nem szükséges, de jó e-mail illemtan, különösen, ha ez a személy ugyanabban a cégben vagy iparágban dolgozik, mint te.
Itt egy példa válasz: 'Tudom, hogy nagyon elfoglalt vagy, de nem hiszem, hogy ezt az e-mailt akartad nekem elküldeni. És tudatni akartalak veled, hogy elküldhesd a megfelelő embernek.
10. Adja meg utoljára az e-mail címet
'Nem akar véletlenül e-mailt küldeni, mielőtt befejezte az üzenet írását és igazolását' - mondja Pachter. 'Még akkor is, amikor válaszol egy üzenetre, jó óvintézkedés a címzett címének törlése és beillesztése, csak akkor, ha biztos abban, hogy az üzenet készen áll a küldésre.'
11. Minden üzenet korrektúrája
A hibákat nem veszi észre az e-mail címzettek. 'És a címzetttől függően megítélhetik, hogy elkészítette őket' - mondja Pachter.
hány éves brandi boyd
Ne hagyatkozzon a helyesírás-ellenőrzésre. Olvassa el és olvassa el néhányszor az e-mailt, lehetőleg hangosan, mielőtt elküldené.
'Az egyik felügyelő azt akarta írni, hogy' Elnézést a kellemetlenségért '- mondja Pachter. - De támaszkodott a helyesírás-ellenőrzésre, és végül azt írta, hogy „Elnézést az inkontinencia miatt”.
12. Ellenőrizze még egyszer, hogy a megfelelő címzettet választotta-e ki
Pachter szerint gondosan figyeljen oda, amikor beír egy nevet a címjegyzékéből az e-mail „Címzett” sorába. 'Könnyű kiválasztani a rossz nevet, ami kínos lehet Önnek és annak a személynek, aki tévedésből kapja az e-mailt.'
13. Tartsa betűtípusait klasszikusnak
A Purple Comic Sans-nak ideje és helye van (esetleg?), De az üzleti levelezéshez tartsa klasszikusnak a betűtípusokat, a színeket és a méreteket.
A sarkalatos szabály: E-mailjeit könnyen el kell olvasni másoknak.
'Általában a legjobb, ha 10 vagy 12 pontos betűtípust és könnyen olvasható betűtípust használunk, például Arial, Calibri vagy Times New Roman' - tanácsolja Pachter. Ami a színt illeti, a fekete a legbiztonságosabb választás.
14. Ne rövidítse le a címzettek nevét, hacsak nem kérték meg
' A nevem Barbara. Nem szeretek olyan e-maileket kapni, amelyek „Hi Barb” címet kapnak - mondja a Business Insider-nek. 'Ugyanez vonatkozik a becenevek használatára is. Ne hívj Barbie-nak!
Hacsak az illető nem mondta, hogy inkább becenevet szeretne, ne vegye magára ezt. Lehet, hogy csak barátságos vagy informális akar lenni, de ez nem megfelelő és a befogadó bőre alá kerülhet.
15. Győződjön meg róla, hogy helyesen írja be a címzettek nevét
'Ha megbántasz valakit a köszöntésben, az a személy nem biztos, hogy tovább olvas' - mondja.
Legyen tisztelettudó, és írja be helyesen a címzett nevét. - Sok embert sértegetnek, ha a nevüket rosszul írják. Ellenőrizze a helyesírást a személy aláírási blokkjában. Ellenőrizheti az e-mail címüket is. Gyakran az emberek kereszt- és / vagy vezetéknevei szerepelnek a címükön.
Ha potenciális ügyfélnek küld e-mailt, feltételezhetik, hogy kevés figyelmet fordít a részletekre, vagy túl elfoglalt vagy figyelemelterelt a nevének helyes megszerzéséhez, és ez nem az az üzenet, amelyet el akar küldeni.
16. Tartsa a füleket a hangszínén
Ahogy a viccek elvesznek a fordításban, a hangnem könnyen félreértelmezhető a hangalapok és az arckifejezések által kapott kontextus nélkül. Ennek megfelelően könnyű olyan hirtelenebbül kijönni, amilyet szándékában állhatott. Arra gondolt, hogy „egyenes”; „dühös és fukar” -ot olvasnak.
A félreértések elkerülése érdekében Pachter azt javasolja, hogy olvassa el hangosan az üzenetét, mielőtt elkezdené elküldeni a küldést. 'Ha ez keménynek tűnik számodra, akkor durván hangzik az olvasó számára' - mondja.
A legjobb eredmény elérése érdekében kerülje az egyértelműen negatív szavak használatát („kudarc”, „rossz” vagy „elhanyagolt”), és mindig mondja ki a „kérem” és a „köszönöm” szót.
17. Semmi sem bizalmas - ezért írjon ennek megfelelően
Mindig emlékezzen arra, amit David Petraeus, a CIA volt igazgatója láthatóan elfelejtett, figyelmezteti Pachter: Minden elektronikus üzenet nyomot hagy.
'Alapvető iránymutatás az a feltételezés, hogy mások is látják, amit írsz - mondja -, ezért ne írj semmit, amit nem szeretnél, ha mindenki látná.' Liberálisabb értelmezés: Ne írj olyan dolgokat, amelyek tönkretennének vagy mások számára bántóak lennének. Végül is az e-mailt veszélyesen könnyű továbbítani, és jobb, ha biztonságban van, mint sajnálja.
Ez sztori először jelent meg Üzleti bennfentes .
