Az átlagos amerikai alkalmazott kb negyed a fésülködő munkahét több száz e-mailt mindannyian küldünk és fogadunk minden nap.
De annak ellenére, hogy ragaszkodunk a válaszgombjainkhoz, Barbara Pachter karrier-edző rengeteg szakembert mond még mindig nem tudom, hogyan kell megfelelően használni az e-mailt.
Valójában a mindennap olvasott és írt üzenetek rengeteg volta miatt hajlamosabbak vagyunk kínos hibák elkövetésére - és ezeknek a hibáknak súlyos szakmai következményei lehetnek.
Pachter könyvében felvázolja a modern e-mail illemtan alapjait Az üzleti etikett alapjai . Kihúztuk a legfontosabb szabályokat, amelyeket tudnia kell.
Vivian Giang és Rachel Sugar közreműködött a cikk korábbi verzióiban.
1. Írjon be egy világos, közvetlen tárgy sort.
Példák egy jó tárgysorra: 'Az értekezlet dátuma megváltozott', 'Gyors kérdés a prezentációval' vagy 'Javaslatok a javaslathoz'.
'Az emberek gyakran a tárgysor alapján döntenek arról, hogy nyitnak-e egy e-mailt' - mondja Pachter. 'Válasszon egyet, amely tudatja az olvasókkal, hogy foglalkozik aggályaikkal vagy üzleti kérdéseikkel.'
2. Használjon professzionális e-mail címet.
Ha cégnél dolgozik, akkor használja a cég e-mail címét. De ha személyes e-mail fiókot használ - függetlenül attól, hogy önálló vállalkozó, vagy csak alkalmanként használja munkával kapcsolatos levelezéshez -, akkor legyen óvatos, ha ezt a címet választja - mondja Pachter.
Mindig rendelkeznie kell egy e-mail címmel, amely továbbítja a nevét, hogy a címzett pontosan tudja, ki küldi az e-mailt. Soha ne használjon olyan e-mail címeket (esetleg az általános iskolai napok maradványait), amelyek nem megfelelőek a munkahelyi használatra, például a „babygirl @ ...” vagy a „beerlover @ ...” - bármennyire is szereti a hideg sört.
3. Gondolja át kétszer, mielőtt megnyomja a „Válasz mindenkinek” elemet.
Senki sem akar 20 embertől olyan e-maileket olvasni, amelyeknek semmi közük hozzá. Az e-mailek figyelmen kívül hagyása nehézségekbe ütközhet, sokan értesítést kapnak az új üzenetekről okostelefonjukon, vagy elterelik a felugró üzenetek figyelmét a számítógép képernyőjén. Tartózkodjon a „Válasz mindenkinek” megütéstől, hacsak nem gondolja, hogy a listán szereplő mindenkinek meg kell kapnia az e-mailt - mondja Pachter.
4. Írjon aláírási blokkot.
Biztosítani olvasójának némi rólad szóló információja - javasolja Pachter. 'Általában ez tartalmazza a teljes nevét, a címét, a cég nevét és az elérhetőségét, beleértve a telefonszámot is. Hozzáadhat egy kis reklámot is magának, de ne essen túlzásba semmilyen mondanivalóval vagy műalkotással.
Használja ugyanazt a betűtípust, típusméretet és színt, mint a többi e-mail, mondja.
5. Használjon szakmai üdvözleteket.
Ne használjon nyugodt, köznyelvi kifejezéseket, például: 'Hé srácok', 'Yo' vagy 'Szia emberek'.
'Írásunk nyugodt jellege nem befolyásolhatja az e-mail üdvözletét' - mondja. Hé nagyon informális üdvözlet, és általában nem szabad a munkahelyen használni. És Yo sem rendben van. Használja a Szia vagy a Helló lehetőséget helyette.'
Azt is javasolja, hogy senki ne rövidítse le a nevét. Mondja: „Szia Michael!”, Kivéve, ha biztos benne, hogy inkább Mike-nak hívják.
6. Használjon takarékosan felkiáltójeleket.
Ha felkiáltójelet használ, csak egyet használjon az izgalom közvetítésére - mondja Pachter.
- Az emberek néha elragadnak, és számos felkiáltójelet tesznek a mondataik végére. Az eredmény túl érzelmesnek vagy éretlennek tűnhet '- írja. 'A felkiáltójeleket írásban kell takarékosan használni.'
7. Legyen óvatos a humorral.
A humor könnyen elveszhet fordításban a megfelelő hangnem vagy arckifejezés nélkül. Szakmai cserében jobb, ha a humor nem jelenik meg az e-mailekben, hacsak nem ismeri jól a címzettet. Valamely, amit viccesnek tartasz, lehet, hogy másnak nem vicces.
Pachter azt mondja: „Valami, amit viccesnek tartanak beszéd közben, egészen másképp találkozhat, amikor megírják. Ha kétségei vannak, hagyja ki.
8. Tudja, hogy a különböző kultúrájú emberek másképp beszélnek és írnak.
A félreértés könnyen előfordulhat kulturális különbségek , főleg írásban, amikor nem láthatjuk egymás testbeszédét. Személyre szabhatja üzenetét a vevő kulturális hátterének megfelelően, vagy mennyire ismeri őket.
Jó szabály, amelyet szem előtt kell tartani, Pachter szerint az, hogy a magas kontextusú (japán, arab vagy kínai) kultúrák meg akarnak ismerkedni, mielőtt üzletet folytatnának veled. Ezért előfordulhat, hogy ezekből az országokból származó üzleti partnerek személyesebbek írásukban. Másrészt az alacsony kontextusú (német, amerikai vagy skandináv) kultúrából származó emberek inkább nagyon gyorsan eljutnak a lényeghez.
9. Válaszoljon az e-mailjeire - még akkor is, ha az e-mailt nem Önnek szánta.
Nehéz válaszolni minden e-mail üzenetre, amelyet valaha elküldtél neked, de meg kell próbálnod - mondja Pachter. Ide tartozik, ha az e-mailt véletlenül elküldtük Önnek, különösen, ha a feladó választ vár. A válasz nem szükséges, de jó e-mail illemtan, különösen, ha ez a személy ugyanabban a cégben vagy iparágban dolgozik, mint te.
Íme egy példa válasz: 'Tudom, hogy nagyon elfoglalt vagy, de nem hiszem, hogy ezt az e-mailt akartad nekem elküldeni. És szerettem volna tudatni veled, hogy elküldhesd a megfelelő embernek.
10. Minden üzenet korrektúrája.
A hibákat nem veszi észre az e-mail címzettek. 'És a címzetttől függően megítélhetik, hogy elkészítette őket' - mondja Pachter.
Ne hagyatkozzon a helyesírás-ellenőrzőkre. Olvassa el és olvassa el néhányszor az e-mailt, lehetőleg hangosan, mielőtt elküldené.
'Az egyik felügyelő azt akarta írni, hogy' Elnézést a kellemetlenségért '- mondja Pachter. - De támaszkodott a helyesírás-ellenőrzésre, és végül ezt írta: „Elnézést az inkontinencia miatt.”
11. Adja meg utoljára az e-mail címet.
'Nem akar véletlenül e-mailt küldeni, mielőtt befejezte az üzenet írását és igazolását' - mondja Pachter. 'Még akkor is, amikor válaszol egy üzenetre, jó óvintézkedés a címzett címének törlése és beillesztése, csak akkor, ha biztos benne, hogy az üzenet készen áll a küldésre.'
12. Ellenőrizze még egyszer, hogy a megfelelő címzettet választotta-e ki.
Pachter szerint gondosan figyeljen oda, amikor beír egy nevet a címjegyzékéből az e-mail „címzettje” sorába. 'Könnyű kiválasztani a rossz nevet, ami kínos lehet Önnek és annak a személynek, aki tévedésből kapja az e-mailt.'
13. Tartsa a betűkészletet klasszikusnak.
A Purple Comic Sans-nak ideje és helye van (talán?). Az üzleti levelezéshez azonban tartsa klasszikusnak a betűtípusokat, a színeket és a méreteket.
A sarkalatos szabály: E-mailjeit könnyen el kell olvasni másoknak.
'Általában a legjobb, ha 10 vagy 12 pontos típust és könnyen olvasható betűtípust használunk, például Arial, Calibri vagy Times New Roman' - tanácsolja Pachter. Ami a színt illeti, a fekete a legbiztonságosabb választás.
14. Tartsa füleket a hangszínén.
Ahogy a viccek elvesznek a fordításban, a hangnem könnyen félreérthető a hangalapoktól és az arckifejezésektől kapott kontextus nélkül. Ennek megfelelően könnyű hirtelenebbnek lenni, amilyet szándékában állhatott volna: „Egyszerűnek” gondolt, „dühösnek és fukarnak”.
A félreértések elkerülése érdekében Pachter azt javasolja, hogy olvassa el hangosan az üzenetét, mielőtt elkezdené elküldeni a küldést. 'Ha durván hangzik számodra, akkor durván hangzik az olvasó számára' - mondja.
A legjobb eredmény érdekében kerülje az egyértelműen negatív szavak használatát („kudarc”, „rossz”, „elhanyagolt”), és mindig mondja ki a „kérem” és a „köszönöm” szót.
15. Semmi sem bizalmas - ezért írjon ennek megfelelően.
Mindig emlékezzen arra, amit David Petraeus, a CIA volt vezérigazgatója elfelejtett, figyelmezteti Pachter: Minden elektronikus üzenet nyomot hagy.
nős Alex a wassabi produkciókból
'Alapvető iránymutatás az a feltételezés, hogy mások is látják, amit írsz - mondja -, ezért ne írj olyat, amit nem szeretnél, ha mindenki látná.' Liberálisabb értelmezés: Ne írj olyan dolgokat, amelyek tönkremennének vagy mások számára bántóak lennének. Végül is az e-mailt veszélyesen könnyű továbbítani, és jobb, ha biztonságban van, mint sajnálja.
Ez sztori először jelent meg Üzleti bennfentes .
