Rossz találkozók: Mindannyian tapasztaltuk őket. Legyen szó rossz tervezésről, túl sok beszélgetésről vagy a felkészülés hiányáról, a rossz találkozók értékes időt és pénzt pazarolnak.
De az Amazon alapítója és vezérigazgatója, Jeff Bezos feltörhette a kódot az értekezletek eredményesebbé tételéhez. A részvényeseknek szóló éves levele révén, valamint a legutóbbi interjú, Bezos némi betekintést adott abba, hogy mi amazon a találkozási kultúra úgy néz ki.
Három egyszerű szabály betartása az egész.
'Két pizza' csapat.
'Igyekszünk olyan csapatokat létrehozni, amelyek nem nagyobbak, mint amennyit két pizza meg tud táplálni' - mondta Bezos. - Ezt hívjuk a két pizzás csapat szabályának.
Ha valaha is túl sok emberrel volt találkozón, megértheti ennek bölcsességét. Minél nagyobb a csapat, annál több a vélemény - és annál nehezebb következtetéseket levonni és döntéseket hozni. És ha a sok ember közül néhányan csak a saját hangjukat szeretik hallani, akkor a találkozásaid időhúzók lesznek.
De a két pizza csapat szabályával megteremti az egyensúlyt a különböző nézőpontok és ötletek megszerzésében, miközben mozgékony és kezelhető marad.
Nincs PowerPoint.
'Az Amazon belsejében nem használnak PowerPoint-okat' - jelenti ki büszkén Bezos. - Valaki az értekezletre készített egy hatoldalas ... elbeszélésszerűen felépített feljegyzést. Valódi mondatokat, témaköröket, igéket és főneveket tartalmaznak - nem csak pontok.
Bezos a részvényeseknek írt nemrégiben írt levelében részletezi az említett feljegyzésekbe bevont munkát, amely szerinte akár egy hétig is eltarthat, amíg megírja és finomítja:
- A remek feljegyzéseket megírják és átírják, megosztják azokat a kollégákkal, akiknek felkérést kapnak a munka javítására, néhány napra félreteszik őket, majd friss tudattal szerkesztik újra. Egyszerűen nem lehet őket elvégezni egy-két nap alatt.
Mint az én Carmine Gallo kolléga nemrégiben rámutatott, az ilyen feljegyzések remek ötlet, mert az agyunk sokkal jobban feldolgozza a jó történetmesélést, mint a kemény adatok. Az ilyen elbeszélő feljegyzések lehetőséget adnak a szerzőknek arra, hogy teljes mértékben közöljék ötleteik mögött rejlő gondolatokat, és lehetőséget adnak a találkozó résztvevőinek a teljes fogalmak jobb megértésére.
Természetesen ezek egyike sem jelent semmit, ha az értekezlet résztvevői nem készülnek fel, éppen ezért a harmadik szabály a legjobb az összes közül.
Kezdje a csönddel.
'A találkozó során némán olvastuk ezeket a feljegyzéseket' - mondja Bezos. - Olyan, mint egy tanulóterem. Mindenki az asztal körül ül, és némán olvasunk, általában körülbelül fél órán keresztül, bármennyi időbe is telik a dokumentum elolvasása. És akkor megbeszéljük.
El tudod képzelni, hogy ez miért olyan előnyös. Hányszor jutottál el egy fontos találkozóra, ahol legjobb szándékod ellenére egyszerűen nem vagy annyira felkészült, mint szeretnéd?
'Csakúgy, mint a középiskolás gyerekek, a vezetők is blöffölnek a találkozón, mintha elolvasták volna a feljegyzést' - mondja Bezos. - Mert elfoglaltak vagyunk. Tehát meg kell határoznia az emlékeztető elolvasásának idejét - és erre szolgál a találkozó első fél órája. És akkor mindenki elolvasta a feljegyzést, nem csak úgy tesz, mintha elolvasta volna a feljegyzést.
Bezosnak van korábban magasztalta ennek használatát módszer mert osztatlan figyelmet biztosít ott mindenki részéről. Ezenkívül segít jobban felkészíteni azokat, akik ilyen beszélgetéseket vezetnek - a készség és a koncentrált gondolkodás miatt, ami elsősorban ahhoz szükséges, hogy ezeket a feljegyzéseket összeállítsák. 'A teljes mondatokat nehezebb megírni' - magyarázza a híres alapító. 'Nincs mód arra, hogy hatoldalas, elbeszélésszerűen felépített feljegyzést írjon, és nincs világos gondolkodása.'
A gyakorlatban.
Ezt a módszert a saját találkozóimon alkalmaztam, és bizonyítani tudom annak hatékonyságát. Az értekezlet moderátoraként biztos lehet benne, hogy mindenki szilárd alapokkal indul, és mind ugyanazon az oldalon vannak. (Bocs, nem tudtam ellenállni.)
De legfőképpen azt adja meg embereinek, amire szükségük van a legjobb munkájukhoz:
Idő.
aki szintén Billy Gilman házas
A megértés ideje. A kiterjedt elmélkedés ideje. A koncentrált gondolkodás ideje.
Mindez mélyebb felfedezésekhez vezet.
Tehát ne feledje:
Két pizza csapatok. Nincs PowerPoint. Kezdje a csönddel.
Kövesse ezt a három egyszerű szabályt, és az időpazarlásból alakítsa át találkozóit ragyogó ötletek forrásává.
