Az üzleti világban az e-mailek a leggyakoribb dokumentumok. Sajnos sok e-mail olyan rosszul van megírva, hogy a címzetteknek meg kell küzdeniük, hogy kiderítsék, miért olvassák az e-mailt, és mit kellene tenniük ez ellen.
Jegyzet: csiszolni az e-mail készségeket, iratkozzon fel a My oldalra ingyenes heti hírlevél.
milyen magas a jaylen barna
Íme egy bolondbiztos módszer e-mailek írására, amelyek elvégzik a munkát.
1. Tartson szem előtt egy konkrét döntést.
Az e-mail célja az mindig hogy a címzett (ek) valamilyen döntést hozzanak. Egyébként miért kell bajlódnia az it megírásával?
Ezért mielőtt bármit írna, kérdezze meg magától: pontosan milyen döntést akarok a címzettről?
Mint minden üzleti írásnál, a homályosság ellentéte a hasznosnak. Minél világosabb a cél, annál meggyőzőbb az e-mail.
2. Kezdje azzal, hogy megírja a következtetését.
A következtetés annak a döntésnek a megállapítása, amelyet a címzettnek meg kell hoznia, az e-mail tartalma alapján.
Az iskolában valószínűleg arra tanítottak, hogy kezdjen egy bevezetéssel és fejezze be a következtetéssel. Rossz.
Az üzleti világban senkinek nincs ideje elkalandozni egy ötlet kifejlesztésén. Ha nem mondja el nekik azonnal az e-mail okát, akkor valószínű, hogy csak továbblépnek.
Tehát a következtetésével kezdi. Tegyük fel például, hogy az a célja, hogy a főnöke jóváhagyja a házon belüli edzőtermet.
ROSSZ:
Jim,
Mint tudják, a munkavállalók távollétét általában folyamatos problémaként ismerik el, amelynek meredek pénzügyi hatása van mind a cégünkben, mind az iparágunk más vállalataiban. [yada, yada, yada] Ezért fontolóra kell vennünk, hogy pénzt allokáljunk egy tornaterem létesítésére a székhelyünkön.
JOBB:
Jim,
Szeretném, ha jóváhagyná a házon belüli edzőterem telepítését.
3. Szerelje fel alátámasztó érvelését „emészthető darabokra”.
Miután elmondta a következtetését, állítsa össze azokat az érveket, amelyek alátámasztják a következtetését (vagyis a kívánt döntést). Ha érveit „emészthetővé” szeretné tenni, bontsa őket apró „darabokra”, és mindegyik pontot hasonló formátumban és mondatszerkezettel mutassa be.
ROSSZ:
Egy nemrégiben közzétett kormányzati jelentés szerint a csoportos fizikai erőnlét rendkívül fontos, annak ellenére, hogy nagyon kevés vállalat bizonyítja az elkötelezettségét! Sok cég a fizikai erőnlétet alulértékelt versenyképességként azonosítja, de nincs fejlesztési terve ezen a területen, annak ellenére, hogy a fizikai erőnlét szorosan kapcsolódik a vállalati és egyéni gazdasági és személyes sikerhez. Úgy érzem, hogy ha nem foglalkozunk a fizikai erőnlét kérdésével, mivel ez növeli a munkahelyi termelékenységet, akkor lemaradunk.
JOBB:
A belső edzőterem:
- Csökkentse a hiányzást.
- Az általános termelékenység növelése.
4. Minden érvet támasszon alá bizonyítékokkal.
Azt mondták, hogy mindenkinek két dolga van: záróizom és vélemény. Hacsak nem szolgáltat tényeket, amelyek alátámasztják az érvelését, az e-mailje egy óriás, vélemény lesz, és ezért a címzett szemében valószínűleg egy óriásinak tűnik ... nos ..., megkapja az ötletet .
ROSSZ:
A házon belüli tornaterem csökkenti a hiányzókat, mert akkor az emberek inkább dolgozni akarnak, mintsem otthon maradnának, és annyira nem fognak megbetegedni.
JOBB:
- Csökkentse a hiányzást. A Nemzeti Egészségügyi Intézet 1000 cég felmérése szerint a házon belüli tornatermekkel rendelkező vállalatok 20% -kal kevesebb hiányzást tapasztalnak, mint azok, akiknek nincs ilyen létesítményük.
5. Ismételje meg következtetését „cselekvésre való felhívásként”.
Az e-mail végén fogalmazza meg újra a következtetést oly módon, hogy a címzett számára megadják a következő lépést, amelyet a címzettnek meg kell tennie, feltéve, hogy a címzett egyetért az Ön érvelésével és bizonyítékainak erejével. Legyen egyszerű és konkrét.
ROSSZ:
A projekt támogatását nagyra értékeljük.
JOBB:
Ha jóváhagyásával válaszol erre az e-mailre, elindítom a folyamatot.
hány éves lisa boothe fox news
6. Ragasszon egy juttatást a tárgysorba.
A témasorod (más néven „cím”) az e-mail legfontosabb része, ezért írod utoljára, miután megírta mind a következtetését, mind az érveket és bizonyítékokat, amelyek alátámasztják ezt a következtetést.
Ideális esetben egy tárgysornak két fontos feladatot kell végrehajtania: 1) annyira kell érdekelnie a címzettet, hogy az e-mail megnyíljon és elolvasódjon, és 2) utal arra a következtetésre, amelyet a címzettnek el kell fogadnia.
A legtöbb esetben mindkét feladat elvégzésének legjobb módja egy olyan előny (vagy előnyök) beágyazása, amelyek abból a döntésből erednek, amelyet a címzettnek meg kell hoznia.
ROSSZ:
Tárgy: A házon belüli alkalmazottak fitneszprogramjainak egészségügyi hatása
JOBB:
Tárgy: Hogyan csökkenthetjük a távolléteket
Összefoglalva, íme a két e-mail:
ROSSZ:
Címzett: Jim@Acme.com
Tárgy: A házon belüli alkalmazottak fitneszprogramjainak egészségügyi hatása
Jim,
Mint tudják, a munkavállalók távollétét általában folyamatos problémaként ismerik el, amelynek meredek pénzügyi hatása van mind a cégünkben, mind az iparágunk más vállalataiban. A házon belüli tornaterem csökkenti a hiányzókat, mert akkor az emberek inkább dolgozni akarnak, mintsem otthon maradnának, és annyira nem fognak megbetegedni. Ezért fontolóra kell vennünk egy pénzt a központ központjában lévő tornaterem telepítésére. A projekt támogatását nagyra értékeljük.
Jill
JOBB:
Címzett: Jim@Acme.com
Tárgy: Hogyan csökkenthetjük a távolléteket
Jim,
Szeretném, ha jóváhagyná a házon belüli edzőterem telepítését. Ez:
- Csökkentse a hiányzást. A Nemzeti Egészségügyi Intézet 1000 cég felmérése szerint a házon belüli tornatermekkel rendelkező vállalatok 20% -kal kevesebb hiányzást tapasztalnak, mint azok, akiknek nincs ilyen létesítményük.
- Növelje a termelékenységet. 50% -kal több hiányzással rendelkezünk, mint iparunk többi cégénél, így ennek a számnak a 20% -kal történő csökkentése automatikusan növeli a termelékenységünket 10% -kal.
Ha jóváhagyásával válaszol erre az e-mailre, elindítom a folyamatot.
Jill
Komolyan, a két e-mail közül melyik gondolja nagyobb valószínűséggel a napirendjét?
Tetszik ez a bejegyzés? Ha igen, iratkozzon fel a ingyenes Sales Source hírlevél .
