FOLYAMATÁBRA

A folyamatábra vagy folyamatábra egy folyamat vagy rendszer grafikus ábrázolása, amely részletezi a kimenet létrehozásához szükséges lépések sorrendjét. Egy tipikus folyamatábra alapvető szimbólumkészletet használ a különböző funkciók ábrázolására, és bemutatja a függvények sorrendjét és összekapcsolását vonalakkal és nyilakkal. A folyamatábrák segítségével gyakorlatilag bármilyen típusú üzleti rendszer dokumentálható, az anyagmozgatástól a gépeken keresztül egy gyártási műveleten át a pályázói információk áramlásán át az emberi erőforrások részlegének felvételi folyamatán keresztül.

Minden folyamatábra egy adott folyamatra vagy rendszerre vonatkozik. Az adatok vagy anyagok rendszerbe történő bevitelével kezdődik, és nyomon követi az összes szükséges eljárást, amely a bemenet végleges kimeneti formájává történő átalakításához szükséges. A speciális folyamatábra-szimbólumok megmutatják a zajló folyamatokat, az egyes lépésekben végrehajtott műveleteket és a különböző lépések közötti kapcsolatot. A folyamatábrák szükség szerint különböző részletességi szinteket tartalmazhatnak, a teljes rendszer magas szintű áttekintésétől a nagyobb rendszeren belüli egy komponens folyamatának részletes ábrájáig. A folyamatábra mindenesetre bemutatja a folyamat vagy a rendszer általános szerkezetét, nyomon követi az információáramlást és azon keresztüli munkát, valamint kiemeli a legfontosabb feldolgozási és döntési pontokat.

A folyamatábrák fontos eszközei a folyamatok fejlesztésének. Grafikus ábrázolással segítik a projektcsoportokat a folyamat különböző elemeinek azonosításában és a különböző lépések közötti összefüggések megértésében. A folyamatábrák felhasználhatók a folyamatra vonatkozó információk és adatok gyűjtésére, a döntéshozatal vagy a teljesítményértékelés segítésére. Például egy kis reklámügynökség tulajdonosa, aki azt reméli, hogy lerövidíti a nyomtatott hirdetés elkészítéséhez szükséges időt, használhatja a folyamat folyamatábráját a felesleges lépések azonosításához és megszüntetéséhez. Bár a folyamatábrák viszonylag régi tervezőeszközök, továbbra is népszerűek a rendszerelemzéssel és -tervezéssel foglalkozó számítógépes programozók körében. Az elmúlt években számos szoftverprogramot fejlesztettek ki, amelyek segítik az üzletembereket a folyamatábra elkészítésében.

FOLYAMATÁBBOK KIALAKÍTÁSA

A folyamatábrák általában speciális szimbólumokat használnak. A folyamatábrák összeállításához használt főbb szimbólumok közé tartozik:

Kör alakú téglalap, amely a kezdő és befejező tevékenységeket ábrázolja, amelyeket néha terminális tevékenységnek is neveznek.
Téglalap egy tevékenység vagy lépés ábrázolására. A folyamat minden lépését vagy tevékenységét egyetlen téglalap jelöli, amely tevékenység vagy folyamat szimbólumként ismert.
Gyémánt a döntési pont jelölésére. A megválaszolandó kérdés vagy a meghozandó döntés a gyémánt belsejébe van írva, amely döntési szimbólumként ismert. A válasz meghatározza az utat, amelyet a következő lépésként meg kell tenni.
Az áramlási vonalak az egyik lépésről a másikra való haladást vagy átmenetet mutatják.

A folyamatábrák elkészítése a következő fő lépéseket foglalja magában: 1) Határozza meg a folyamatot és határozza meg a folyamatábra alkalmazási körét; 2) Meghatározza a projektcsoport tagjait, akiket be kell vonni a folyamat folyamatábra összeállításába; 3) Határozza meg a folyamat különböző lépéseit és a különböző lépések közötti kapcsolatokat (a csoport minden tagjának elő kell segítenie a folyamat különböző lépéseinek kidolgozását és megegyezését); 4) Végezze el a diagram elkészítését, szükség szerint más érintett személyek bevonásával és a szükséges módosítások elvégzésével; és 5) Használja a folyamatábrát, és szükség szerint folyamatosan frissítse.