Csak az e-mail alkalmazás indításával a vállad megragad. A közelgő vakáció iránti izgalmat pedig az a gondolat rontja, hogy több ezer megválaszolatlan e-mail fogadja otthon.
Ha az e-mailek elolvasása és megválaszolása kimerülté és elnyomottá teszi, itt az ideje irányítsd a postaládádat .
Ez nem működik
Ha olyanok vagytok, mint a legtöbb ember, rákattintanak az egyes üzenetekre, hogy lássák, mi történik. Néha válaszolsz. Néha olvasottként jelöl meg valamit. Más elolvasott üzenetek aztán bezárják, esetleg „csillagozzák” őket azzal a szándékkal, hogy később visszatérjenek hozzájuk.
Ez nem működik, mert szinte soha nem térhet vissza hozzájuk. Közben új e-mailek érkeznek, amelyek az idősebbeket mélyebbre tolják a listán ... és távolabb a tudattól.
Amint a beérkező levelek rendetlenek és tele vannak, úgy az elméd is. És mindezek a gondozatlan e-mailek a tudatod hátát nyaggatják, mint Damokles kardja.
Nem csoda, hogy nem tud összpontosítani. Nem csoda, hogy az üzenetek átesnek a repedéseken. Nem csoda, hogy stresszes vagy.
Módosítsa a beérkező levelek gondolkodásmódját
Két egyszerű paradigmaváltás lehet tektonikus hatással a postaládájára:
1. paradigmaváltás: Az e-mail nem maradhat a beérkező levelek között.
Gondoljon a postaládájára, mint a konyhai pultra, és az új üzenetekkel teli postaládára, mint egy nagy zsák élelmiszernek. Ugye nem hagynád a pultnál ezeket az élelmiszereket?
Nem, a romlandókat a hűtőbe tenné, a konzerveket a szekrénybe, a cukrot és a lisztet a kamrába. Megkapja az ötletet.
Akkor miért hagyja az összes e-mailt a postaládájában? Tedd el őket!
2. paradigmaváltás. Jobb keresni, mint válogatni.
Régen minden e-mailt valamilyen bonyolult mappaszerkezetbe kellett rendezni. De ezek a napok már rég elmúltak.
Manapság az e-mail „elvetésének” legjobb módja az, hogy amint foglalkozott vele, archiválja.
Joel Schiffman nettó értéke 2016
Most ne aggódjon, az üzenet nem tűnt el. Az e-mail alkalmazás keresési funkciójával bármikor megtalálhatja.
Használja ezeket a paradigmaváltásokat
Hogyan alkalmazza ezeket az alapparadigmákat? Szeretek kölcsönkérni egy keretet, amelyet Ari Meisel barátom leír a könyvében, Kevesebb tett, több élet .
Amikor leül ellenőrizni az e-maileket, tenned kell valamit az egyes e-mailekkel kapcsolatban.
Megjegyzésként kapcsolja ki az e-mailes értesítéseket, és ne ellenőrizze öt percenként az új e-maileket. Letiltja, mondjuk egyszerre 30 percet, és naponta csak 2-3 alkalommal ellenőrizze az e-mailt.
Most, amikor új e-mailt keres, azonnal tegye a következők egyikét:
Dolgozd fel
Ha csak 1-3 percet vesz igénybe, akkor folytassa és válaszoljon az e-mailre. Ezután archiválja.
Töröld
Ha nincs intézkedése az e-mailben, akkor archiválásával szabaduljon meg tőle. Valójában „törli” az e-mailt a postaládájából, de később is megtalálja, ha szükséges.
Halasztani
Ha most válaszolnia kell egy e-mailre, de ebben a pillanatban nem tudja megtenni, akkor többféleképpen halaszthatja el:
- Helyezze át a teendők mappába
- Adja hozzá az e-mailt a Gmail Feladatokhoz (vagy hasonló funkcióhoz az e-mail alkalmazásban)
- E-mailben küldje el Asana-fiókjába, hogy feladattá váljon
- A Boomerang, egy ingyenes plugin segítségével küldheti vissza az e-mailt egy későbbi időpontra
A fenti lépések végrehajtásával az e-mailjei leállnak a postaládájába.
Hová menjünk innen
Mostantól kezdve cselekedjen minden e-maillel, hogy eltávolítsa a postaládájából: Foglalkozzon vele, Törölje (archiválja) vagy Halassza el. Bármit is csinál az új e-mailjeivel, ne hagyja, hogy a beérkező levelek mappájában üljenek!
És mi van a postaládájában lévő e-mailek lemaradásával?
Válasszon ki egy küszöböt vagy időszakot, amikor egy bizonyos korú e-mailek már csak nem fontosak. Például vegye az összes hat hétnél régebbi e-mailt (vagy bármilyen választott küszöböt), jelölje meg őket olvasottként, és archiválja őket.
A fennmaradó e-maileket tegye el egyszer és mindenkorra.
Ez eltarthat néhány óráig, de mielőtt tudná, elérte az Inbox Zero-t.
A postaládád - csakúgy, mint az elméd - rendezetlen lett. Most könnyedén lélegezhet, és újra élvezheti az e-mailt.
