Az Internet korában , előfordulhat, hogy rákattint a 'válasz' gombra, beír egy gyors választ, és eltalálja a 'küldés' gombot anélkül, hogy gondolkodna azon, amit az imént írt. De a szakértők egyetértenek abban, hogy az e-mail viselkedése személyesen és szakmailag is szabotálhatja hírnevét. Az Inc.com kapcsolatba lépett az iparág legtapasztaltabb e-mail szakértőivel, és mérlegelte őket az e-mail illemtan tökéletesítésében.
1. Csak a közügyeket vitassa meg. Mindannyian hallottuk azokat a történeteket, amelyek egy „privát” e-mailről szóltak, amelyet végül az egész vállalatnak, és egyes esetekben az egész internetnek továbbítottak. Az egyik legfontosabb szempont, amelyet figyelembe kell venni az e-mail illemtan tekintetében, hogy az általad tárgyalt téma nyilvános-e, vagy valamiről, amelyről zárt ajtók mögött kell beszélni. Kérdezd meg magadtól, hogy a tárgyalt témakör olyasmi, amit a cég fejléces fejlécére írna vagy a faliújságra feltenné, hogy mindenki láthassa, mielőtt rákattintana a 'Küldés' gombra. - Judit Kallos ,
szerzője Könnyű e-mail címke, E-mail: a kézikönyv és az E-mail: jól megírható útmutató
2. Röviden mutassa be magát. Ne feltételezd, hogy az e-mailt fogadó személy tudja, hogy ki vagy, vagy emlékszik arra, hogy találkozott veled. Ha nem biztos abban, hogy a címzett felismeri-e az Ön e-mail címét vagy nevét, mellékeljen egy egyszerű emlékeztetőt arról, hogy ki vagy azzal a személlyel kapcsolatban, akihez fordulsz; formális és átfogó életrajza önmagáról nem szükséges. - Peggy Duncan , személyes termelékenységi szakértő és szerzője Hódítsa meg az e-mailek túlterhelését jobb szokásokkal, etikettel és az Outlook 2007 programmal
A szerkesztő megjegyzése: E-mail marketing szolgáltatásokat keres a vállalata számára? Ha információra van szüksége, amely segít kiválasztani az Ön számára legmegfelelőbbet, használja az alábbi kérdőívet, hogy partnerünk, a BuyerZone ingyenesen adjon információt Önnek:
3. Ne „haragudjon az e-mailre”. E-mail küldése rossz hírekkel, ügyfelek vagy kereskedők kirúgása, düh kifejezés, valakinek megrovása, más emberek becsmérlése az e-mailekben (különösen, ha a főnökével kapcsolatban kevésbé kedves dolgot mond). Mivel az e-mail annyira informálisnak tűnhet, sokan beleesnek ebbe a csapdába. Mindig emlékezzen arra, hogy az e-mail levelezés örökké tart. - Lindsey Pollak , karrier- és munkahelyi szakértő, e-mail illemtanácsadó és szerzője A főiskolától a karrierig
4. Használjon takarékosan felkiáltójeleket. A felkiáltójelek maximális száma egy üzleti e-mailben? Egy. Ellenkező esetben kockáztathatja a gyermeki és szakszerűtlen megjelenést. - Pollak
5. Legyen óvatos a bizalmas információkkal kapcsolatban. Tartózkodjon az olyan bizalmas információk megvitatásától az e-mailekben, mint például valaki adózási információi vagy egy rendkívül érzékeny üzleti megállapodás részletei. Ha az e-mail rossz személy kezébe kerül, súlyos - akár jogi - következményekkel is szembesülhet. - Peter Post , a burlingtoni, vermonti székhelyű Emily Post Institute igazgatója, amely illemtan-tanácsokat és választ ad olyan modoros kérdésekre, mint az esküvői illemtan, a szülői kérdések és az étkezési szokások.
6. Válaszoljon időben. Hacsak nem valamilyen típusú vészhelyzetben dolgozik, nem szükséges elérhetőnek lennie az e-mail érkezésekor. Az e-mail jellegétől és a feladótól függően a válasz 24–48 órán belül elfogadható. - Duncan
7. Tartózkodjon az egybetétes küldéstől. A „Köszönet” és az „Ó, rendben” semmilyen módon nem mozdítják elő a beszélgetést. Ha nem számít válaszra, nyugodtan tegye az e-mail tetejére a „Nincs szükség válaszra” elemet. - Duncan
8. Kerülje a valódi szavak, hangulatjelek, szakzsargon vagy szleng parancsikonjainak használatát. A megnövekedett, üzletemberek szavai, amelyek olyan rövidítéseket használnak, mint például a „4 u” (a „neked” helyett), „Gr8” (nagyszerű) helyett az üzleti vonatkozású e-mailekben, nem fogadhatók el. Ha nem tenne mosolygó arcot vagy hangulatjelet üzleti levelezésére, akkor ne tegye azt e-mail üzenetbe. A fentiek bármelyikének lehetősége arra, hogy kevésbé profinak tűnjön. - Duncan
9. Tartsa tisztán. Semmi sem bosszantja jobban a címzetteket, mint amikor az emberek válaszolnak és rendetlenül hagyják az üzeneteket, például egy olyan e-mail lánc, amely túl sok szöveget tartalmaz (>>>), vagy olyan e-mail címek oldalai és oldalai, amelyeket nem titkosított másolat. Megszabadulhat a szőnyegektől, ha kiválasztja a szöveget, a Ctrl + F billentyűkombinációval pedig keresse meg a Keresés és csere parancsot, és keresse meg az összeset semmivel. Minden törléssel megszabadulhat az összes e-mail címtől. Tisztítsa meg, majd küldje el. - Duncan
10. Tisztázzon a témában. Mivel a postaládákat naponta több száz e-mail eltömíti, elengedhetetlen, hogy a témája a lényegre térjen. Ennek ésszerűen egyszerűnek és leírónak kell lennie arról, amiről írt. Arra számít, hogy minden aranyos, homályos vagy homályos témájú e-mailt kukába helyeznek. Ezenkívül ugyanolyan körültekintően igazolja a tárgysort, mint az e-mail többi részét. - Post
11. Ne tévedjen spamnek. Kerülje a nagybetűs, kisbetűs, valamint az URL-eket és felkiáltójeleket tartalmazó tárgysorokat, amelyek általában a spamnek tűnnek a címzett számára. - Judit Kallos ,
szerzője Könnyű e-mail címke, E-mail: a kézikönyv és az E-mail: jól megírható útmutató
12. Tárgyának meg kell egyeznie az üzenettel. Soha ne nyisson meg egy régi e-mailt, nyomja meg a Válasz gombot, és ne küldjön olyan üzenetet, amelynek semmi köze az előzőhöz. Ne habozzon témát váltani, amint az e-mail lánc szála vagy tartalma megváltozik. - Peggy Duncan , személyes termelékenységi szakértő és szerzője Hódítsa meg az e-mailek túlterhelését jobb szokásokkal, etikettel és az Outlook 2007 programmal
13. Adjon meg figyelmeztetést nagy mellékletek küldésekor. Nem bejelentett nagy mellékletek elküldése eltömítheti a vevő postaládáját, és más fontos e-maileket pattoghat. Ha 500KB feletti valamit küld, akkor a feladóknak meg kell kérdezniük: 'Nem bánnád, ha mellékletet küldenék neked? Mikor lenne a legjobb idő az Ön számára? - Kallos
14. Legfeljebb két melléklet, és adjon meg egy logikai nevet. Hacsak külön nem kérik, tartózkodjon kétnél több mellékletet tartalmazó üzenet küldésétől. Adjon meg egy logikai nevet a csatolt fájl (ok) nak is, hogy a címzett egy pillanat alatt megismerje a témát és a feladót. - Duncan
15. Küldjön vagy másoljon másokat csak ismeretek alapján. Mielőtt rákattintana az Összes válasz gombra, vagy neveket ír a Másolat vagy Titkos másolat sorokra, kérdezze meg, hogy az összes címzettnek szüksége van-e az üzenetben szereplő információkra. Ha nem, miért küldenék? Szánjon időt arra, hogy üzeneteit a megfelelő embereknek küldje el. - Duncan
16. Vigyázzon a „válasz mindenkinek”. Ne nyomja meg az „összes válasz” lehetőséget, kivéve, ha az e-mail lánc minden tagjának tudnia kell. Biztosítani akarja, hogy ne mindenkinek küldje el a listájára a válaszát; akár tudnia kell, akár nem. - Duncan
17. Vegye fel a telefont. Ha egy témának rengeteg paramétere van, amelyeket meg kell magyarázni vagy tárgyalni kell, és túl sok kérdést és zavart okoz, ne kezelje e-mailben. Az e-mailt nem szabad felhasználni a találkozók, ebédek, interjúk utolsó pillanatban történő lemondására és soha nem pusztító hírekre. Ha van alkalmazottja vagy barátja, akinek rossz híreket kell eljuttatnia, akkor inkább telefonáljon. Ha olyan hírről van szó, amelyet nagyobb csoportnak kell eljuttatnia, az e-mail praktikusabb. - Duncan
18. Értékelje az e-mail fontosságát. Ne használja túlzottan a kiemelt lehetőséget. Ha túlságosan használja ezt a funkciót, kevesen veszik komolyan. Jobb megoldás az olyan leíró tárgysorok használata, amelyek pontosan megmagyarázzák, miről szól egy üzenet. - Duncan
19. A magánélet megőrzése. Ha üzenetet küld egy embercsoportnak, és meg kell védenie a lista magánéletét, akkor mindig a 'Titkos másolat' parancsot kell használnia. Ezenkívül kerülje az e-mail címek harmadik félnek történő megadását (például Evite, hírlevél stb.). Ügyeljen arra, hogy azok a címek, amelyeket szívesen ad át harmadik feleknek, náluk maradnak, különösen akkor, ha az általuk kínált szolgáltatás ingyenes. - Duncan
20. Tartsa röviden, és térjen rá a lényegre. A hosszú e-mail a múlté. Írjon tömören, sok szóközzel, hogy ne borítsa el a címzettet. Győződjön meg arról, hogy amikor megnézi, hogy mit küld, az nem tűnik tehernek az olvasás során - használjon bátran pontokat. Az e-mailt olvasó személynek nem kellene több bekezdést átfurakodnia ahhoz, hogy rájöjjön, mit kérdez. Az első két mondatban meg kell adnia az e-mail célját. Legyen tiszta, és legyen elöl. - Lindsey Pollak , karrier- és munkahelyi szakértő, e-mail illemtanácsadó és szerzője A főiskolától a karrierig
21. Ismerje meg közönségét. E-mail üdvözlésének és kijelentkezésének összhangban kell állnia annak a személynek a tiszteletben tartásával és az alaki követelményekkel, akivel kommunikál. Írjon annak is, aki olvassa - ha nagyon udvariasak és formálisak, írjon ezen a nyelven. Ugyanez vonatkozik a vevőre, aki inkább informális és nyugodtabb. - Lindsey Pollak , karrier- és munkahelyi szakértő, e-mail illemtanácsadó és szerzője A főiskolától a karrierig
22. Mindig mellékeljen aláírást. Soha nem akarod, hogy valakinek utánanézzen, hogyan lehet kapcsolatba lépni veled. Ha hozzáértő vagy a közösségi médiához, akkor az összes közösségi média adatot add meg az aláírásodban is. E-mail aláírása nagyszerű módja annak, hogy az emberek többet megtudjanak rólad, különösen akkor, ha az e-mail címed nem tartalmazza a teljes nevedet vagy a cégedet. - Pollak
23. Csak szükség esetén használjon automatikus válaszadót. Automatikus válasz: „Köszönjük az e-mail üzenetet. Amint tudok, válaszolok neked. Azonban egy dolog, amellyel ezek az üzenetek remekül teljesítenek, az a spamküldők figyelmeztetése, hogy az Ön e-mailje valós, és hogy felvehetik a spamlistájukba. - Peggy Duncan , személyes termelékenységi szakértő és szerzője Hódítsa meg az e-mailek túlterhelését jobb szokásokkal, etikettel és az Outlook 2007 programmal
24. Képezze ki munkatársait. A cégtulajdonosoknak meg kell győződniük arról, hogy munkatársaik képzettek-e az e-mail kommunikációra - ne feltételezzék, hogy tudják, mit csinálnak, és mit tekintenek profinak. Állítson be olyan e-mail szabványokat, amelyeket a vállalatban mindenkinek be kell tartania. - Pollak
25. E-mailje tükrözi Önt. Minden elküldött e-mail hozzáadja vagy rontja hírnevét. Ha az e-mailje szétszórt, rendezetlen és hibákkal teli, akkor a címzett hajlamos arra, hogy szétszórt, gondatlan és szervezetlen üzletemberként gondoljon rád. Más emberek véleménye számít, és a szakmai világban a felfogásuk kritikus lesz a siker szempontjából. - Peter Post , a burlingtoni, vermonti székhelyű Emily Post Institute igazgatója, amely illemtan-tanácsokat és választ ad olyan modoros kérdésekre, mint az esküvői illemtan, a szülői kérdések és az étkezési szokások.
A szerkesztő megjegyzése: E-mail marketing szolgáltatásokat keres a vállalata számára? Ha információra van szüksége, amely segít kiválasztani az Ön számára legmegfelelőbbet, használja az alábbi kérdőívet, hogy partnerünk, a BuyerZone ingyenesen adjon információt Önnek:
Szerkesztői közzététel: Inc. ebben és más cikkekben cikkeket és termékeket ír. Ezek a cikkek szerkesztőségileg függetlenek - ez azt jelenti, hogy a szerkesztők és riporterek kutatnak és írnak ezekről a termékekről, minden marketing vagy értékesítési részleg befolyása nélkül. Más szavakkal: senki nem mondja meg újságíróinknak vagy szerkesztõinknek, hogy mit kell írni, vagy hogy a cikkben bármilyen pozitív vagy negatív információt tartalmazzanak ezekrõl a termékekrõl vagy szolgáltatásokról. A cikk tartalma teljes egészében a riporter és a szerkesztő belátása szerint történik. Észre fogja venni azonban, hogy néha ezekre a termékekre és szolgáltatásokra mutató linkeket is tartalmazunk a cikkekben. Amikor az olvasók rákattintanak ezekre a linkekre, és megvásárolják ezeket a termékeket vagy szolgáltatásokat, az Inc kártérítést kaphat. Ez az e-kereskedelemen alapuló hirdetési modell - mint a cikkoldalaink minden más hirdetése - nincs hatással szerkesztőségi lefedettségünkre. Az újságírók és szerkesztők nem adják hozzá ezeket a linkeket, és nem is kezelik őket. Ez a hirdetési modell, csakúgy, mint az Inc-en látott, támogatja az ezen a oldalon található független újságírást.
