Kevesen mondhatják, hogy soha nem engedik, hogy a postaládájuk kikerüljön az ellenőrzés alól. Még akkor is, ha inkább egy beérkező levelek nulla bhakta, jó esély van rá, hogy elárasztott postaládával találja magát, amikor visszatér a nyaralásból, vagy ha néhány napra le kell mennie egy projektre.
Egyszerűen fogalmazva, időt pazarol az e-mailek elhagyása ott, ahol leszállnak. Ön pazarolja minden nap 27 percet a beérkező levelek mappájában elnyúló e-mailek újbóli olvasása, mert nem tehet róla, hogy el nem olvassa azt, amit a szeme lát.
Hailstone Ágnes korábban házas volt
A teljes postafiók több zavaró tényezőt is létrehoz. A tanulmányok azt sugallják 23 perc a visszatéréshez az eredeti feladathoz, ha egyszer félbeszakította. Ráadásul a teljes postaládák vizuális rendetlenséget okoznak, ami kimeríti a kognitív energiát.
A beérkező levelek törléséhez törekedhet arra, hogy minden e-mailt külön-külön ellenőrizzen. Mégis órákba telne, ha minden e-mailre csak egy percet fordítana. Az alternatíva hasonlóan kockázatos - áthelyezheti az összes e-mailt egy összegyűjtött mappába, vagy törölheti az összeset, és megkockáztathatja egy fontos megjegyzés hiányát.
Edzői és képzési munkám során azonban hat olyan keresést azonosítottam, amelyek azonosítják azokat az e-maileket, amelyekre sokkal kevésbé van szükség egyedi feldolgozásra. Ezeknek a kereséseknek a segítségével több száz - ha nem több ezer - e-mailt mozdíthat el a beérkező levelek mappájából perceken belül, így azok maradnak meg, amelyekre a legnagyobb valószínűséggel egyedi felülvizsgálat szükséges.
Mielőtt kihasználhatja ezt a hat keresést, két e-mail mappát kell létrehoznia. Először hozza létre az Archívumot az Outlookban vagy a Minden levelet a Gmailben, majd hozzon létre „Olvasásokat”, függetlenül attól, hogy melyik e-mail szolgáltatást használja. Miután ezt megtette, íme hat keresés, amelyek segítségével azonosíthatja azokat az e-maileket, amelyek valószínűleg nem indokolják az egyedi feldolgozást.
1. Helyezze az összes 7 napnál régebbi e-mailt az Archívum / Minden levél elemre
NAK NEK 2018-as tanulmány 1200 fogyasztóból kiderült, hogy az ügyfelek mindössze 13 százaléka és a munkatársak kevesebb, mint 1 százaléka számít választ az e-mailre 2 nap múlva. Kevés az esély, hogy egy hetes e-mail küldője továbbra is választ vár. További e-mailek eltávolításához módosítsa ezt öt vagy akár három napra.
Alex Saxon kora és magassága
Ezeket a keresési sorrendeket használva izolálja ezeket az e-maileket, majd helyezze át az Archívum / Minden levél elemre:
- Gmail: itt: inbox régebbi: mint 7d
- Outlook: beérkezett:<=1/27/19 (replace with the date 7 days ago)
2. Helyezze át az összes e-mailt, amelyre másolatot kapott, és 3 napnál régebbi az Archive / All Mail mappába
Ha kapsz egy e-mailt, akkor kisebb az esély arra, hogy válaszolj, ha még nem tetted meg. Keresse meg ezeket az e-maileket a következő keresési sorrendekkel, majd helyezze át az Archívum / Minden levél mappába.
- Gmail: cc: me older_than: 3d
- Outlook: cc: az Ön e-mailje, kapott:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
3. Azon leveleket, amelyekben nincs a neved és 3 napnál régebbi, helyezze át az Archiválás / Minden levél elemre
Azok a levelek, amelyek nem tartalmazzák a nevedet, kevésbé igénylik a válaszodat. Egyes e-mailek (például egy csapatnak címzettek vagy a „Szia minden” kezdetűek) igényelhetik a választ, de ha a hiányzó névkritériumot összekapcsolják egy 3 napos kritériummal, csökkentheti annak kockázatát, hogy valami fontosat hiányoljon.
- Gmail: -matt régebbi_, mint: 3d
- Kilátás: NEM matt érkezett:<=1/27/19 (replace with the date 3 days ago)
4. Helyezze az összes hírlevelet és levelezőlista e-mailt az Olvasások mappába
Nem kell hírlevelet olvasnia. Helyezze őket az Olvasások mappába, és állítson be szabályokat / szűrőket, amelyek a későbbiekben automatikusan oda irányítják őket.
Nincs tökéletes módszer ezen e-mailek megkeresésére, de a legtöbb kereséshez használja ezt a keresést és a következőt:
milyen magas Colin tehénpásztor
- Gmail: in: inbox címke: ^ unsub
- Outlook: leiratkozás VAGY „leiratkozás”
5. Helyezze a fennmaradó levelezőlista e-mailjeit az Olvasások mappába a közös levelezőlista-kifejezések keresésével
Az előző keresés után keresse meg a következő kifejezéseket a Gmailben és az Outlookban, hogy megtalálja az esetleges csalókat: 'adatvédelmi irányelvek' vagy 'Felhasználási feltételek' vagy 'preferenciák' vagy 'nézet a böngészőben' vagy 'nézet mint weblap.'
6. Törölje a naptári meghívókra adott válaszok értesítéseit
Míg az e-mailek, amelyek tudomásul veszik, hogy valaki részt vehet egy közelgő megbeszélésen, pillanatnyilag hasznosak lehetnek, nem szükséges engedélyeznünk, hogy ezek az e-mailek eltömítsék a beérkező leveleket, amikor az emberek válaszait összesítve megtekintheti a meghívó bármely találkozóján.
Folytasd elkülönítve ezeket az e-maileket, majd töröld őket:
- Gmail: innen: calendar-notification@google.com
- Outlook: „Csendes-óceáni idő” (cserélje ki az időzónájára). Sajnos nincs ilyen szuper egyszerű módszer az e-mailek elkülönítésére az Outlook programban.
Ezek a keresések archiválhatnak néhány e-mailt, amelyek a beérkező levelek között maradnak, de az előnyök messze felülmúlják a kockázatot. Ráadásul ezeket az e-maileket ugyanolyan egyszerűen megtalálhatja mappáiban, mint a beérkező levelek között.
