AZ ELLENŐRZÉS HATÓKÖRE

Az „irányítási időtartam” fogalma, más néven irányítási arány, a felettesek által közvetlenül irányított beosztottak számára utal. Különösen fontos koncepció a kisvállalkozások tulajdonosainak megértése, mert a kisvállalkozások gyakran kerülnek bajba, amikor az alapító túl széles ellenőrzési területtel rendelkezik. Az irányítás kiterjedése a menedzsment iskolákban tanított téma, amelyet széles körben alkalmaznak olyan nagy szervezeteknél, mint a katonaság, a kormányzati szervek és az oktatási intézmények. 'Mégis kevés vállalkozó ismeri ezt a kifejezést, vagy hajlandó elfogadni a közvetlen felügyelet alatt álló emberek számának korlátozását' - magyarázta Mark Hendricks a Vállalkozó magazin. Ha egy kisvállalkozó ellenőrzési területe túl nagy lesz, ez korlátozhatja cége növekedését. Még a legjobb menedzserek is elveszítik hatékonyságukat, amikor minden idejüket emberek és kérdések kezelésével töltik, és nem képesek összpontosítani a vállalkozás egészére vonatkozó hosszú távú tervekre és versenyhelyzetre.

Az irányítási tartomány fogalmát Sir Ian Hamilton dolgozta ki az Egyesült Királyságban 1922-ben. Abból a feltételezésből fakadt, hogy a vezetőknek véges idő, energia és figyelem fordítandó munkájukra. A brit katonai vezetők tanulmányai során Hamilton megállapította, hogy három-hat embernél többet nem tudnak közvetlenül hatékonyan irányítani. Ezeket az adatokat általában az „átfogó szabálynak” tekintik az ellenőrzési tartományban. Több mint egy évtizeddel később A.V. Graicumas matematikailag szemléltette a kontroll tartományának fogalmát. Kutatása kimutatta, hogy a vezetők és beosztottaik közötti interakciók száma - és ezáltal a vezetők által a felügyeletre fordított idő - geometrikusan nőtt, amint a vezetők kontrollköre nagyobb lett.

milyen magas Pete Carroll

Fontos megjegyezni, hogy minden menedzser csökken a hatékonyságban, mivel ellenőrzési tartománya meghaladja az optimális szintet. Más szavakkal, az ellenőrzés terjedelméből fakadó korlátozások nem egyes vezetők hiányosságai, hanem általában a vezetők hiányosságai. Ezen túlmenően fontos megérteni, hogy az ellenőrzési tartomány csak a közvetlen jelentésekre vonatkozik, nem pedig a teljes vállalati hierarchiára. Annak ellenére, hogy a vezérigazgató technikailag több száz alkalmazottat irányíthat, ellenőrzési tartományába csak azok az osztályvezetők vagy funkcionális vezetők tartoznak, akik közvetlenül a vezérigazgatónak jelentettek. 'Ha elegendő szintű hierarchiát kap, bármelyik vezető bármennyi embert irányíthat - bár közvetett módon' - jegyezte meg Hendricks. 'De ami a közvetlen jelentéseket illeti, az [ellenőrzési tartomány] elmélete azt sugallja, hogy a vállalkozóknak tiszteletben kell tartaniuk a vezetők veleszületett határait.'

A vállalkozók és a kisvállalkozások tulajdonosai különösen érzékenyek arra, hogy túllépjék az ellenőrzési körüket. Végül is sok ilyen ember alapoktól fogva indított vállalkozást, és óvakodik attól, hogy elveszítse az irányítását a működése felett. Így sok ember közvetlen irányítását választják, ahelyett, hogy feladatokat delegálnának középvezetőknek, annak érdekében, hogy továbbra is részt vegyenek a kulcsfontosságú döntésekben, ahogy az üzlet növekszik. De ez a stratégia visszaeshet, amint azt Hendricks kifejtette: 'Az ellenőrzési tartománynak az ajánlott határokon túli kiterjesztése gyenge morált eredményez, akadályozza a hatékony döntéshozatalt, és a mozgékonyság és rugalmasság elvesztését okozhatja, amely számos vállalkozói vállalkozás számára előnyt nyújt.'

SZERVEZÉS A VEZETŐK ELLENŐRZÉSI TERÜLETÉNEK optimalizálására

A vezetők számára az optimális kontrolltartomány kialakítása az egyik legfontosabb feladat a szervezetek strukturálásában. Az optimális tartomány megtalálása magában foglalja a döntésekért való felelősség megőrzésének és a döntések átruházásának relatív előnyeinek és hátrányainak egyensúlyát. Általánosságban a vizsgálatok kimutatták, hogy minél nagyobb a szervezet, annál kevesebb embernek kell jelentést tennie a legfelsõbb személynek. A menedzsereknek kevesebb közvetlen jelentéssel kell rendelkezniük is, ha ezek a beosztottak gyakran lépnek kapcsolatba egymással. Ebben a helyzetben a felügyelő végül a beosztottakkal való kapcsolatait és a beosztottak egymáshoz való viszonyát is kezeli.

Néhány egyéb tényező, amely befolyásolja az ellenőrzés optimális tartamát, magában foglalja, hogy a munkavállalók rutin jellegű feladatokat látnak-e el (amelyek szélesebb körű ellenőrzést tesznek lehetővé), vagy nagyon sokféle és összetett feladatokat igényelnek (ami szűkebb ellenőrzési tartományt igényelhet), és hogy a teljes vállalkozás a helyzet stabil (ami tágabb fesztávolságot jelölne) vagy dinamikus (amihez szűkebb fesztávolságra lenne szükség). Más helyzetek, amelyekben szélesebb körű ellenőrzés lehetséges, ide tartoznak, amikor a vezető hatékonyan delegál; amikor munkatársak vannak a menedzser és a beosztottak közötti interakciók szűrésére; amikor a beosztottak kompetensek, jól képzettek és képesek önállóan dolgozni; és amikor a beosztottak céljai jól illeszkednek a többi munkavállaló és a szervezet céljaihoz.

Vannak előnyei és hátrányai a különböző irányítási tartományoknak. A szabályozás szűk tartománya lehetővé teszi a vezetők számára, hogy szorosan ellenőrizzék a műveleteket, és elősegítsék a vezetők és alkalmazottak közötti gyors kommunikációt. Másrészt az ellenőrzés szűk tartománya olyan helyzetet is létrehozhat, amikor a vezetők túlságosan részt vesznek beosztottaik munkájában, ami csökkentheti az alkalmazottak körében az innovációt és a morált. Az irányítás széles skálája arra kényszeríti a menedzsereket, hogy világos célokat és irányelveket dolgozzanak ki, a feladatokat hatékonyan delegálják, és gondosan válasszák ki és képezzék az alkalmazottakat. Mivel az alkalmazottak kevesebb felügyeletet kapnak, hajlamosak nagyobb felelősséget vállalni, és magasabb a moráljuk, széles körű ellenőrzés alatt. Másrészt a széles körű irányítással rendelkező vezetők túlterhelődhetnek a munkával, problémákat okozhatnak a döntések meghozatalában, és elveszíthetik az irányítást beosztottaik felett.

Mindezen tényezők figyelembevételével a kisvállalkozások tulajdonosait elárasztja az a feladat, hogy megtalálják az optimális irányítási tartományt. De Hendricks azt állította, hogy a helyzet értékelése és a döntés meghozatala nem lehet túl nehéz. 'Az az alapszabály, miszerint az ügyvezetõnek három-hat embert kell felügyelnie, elég jól viselte a hatékonysági szakértõk, a csapatépítõ zélóták, a technológiai kedvelõk, az erõsségnövelõk, a megalománok és mások, akik elhatározták, hogy növelik az irányítás elfogadott tartományát' Hendricks írta. - Ha a számítások túl sokak az Ön számára, csak nézze meg, mennyi órát dolgozik. Amikor a csúcson lévő emberek munkanapjai kétszer annyi, mint másoké, akkor az irányítás mértéke nem megfelelő.

Azok a kisvállalkozások tulajdonosai, akik úgy érzik, hogy túl sok közvetlen jelentésük van, és csökkenteniük kell az ellenőrzési időtartamukat, a megoldás magában foglalhatja a középvezetők alkalmazását a tulajdonos felelősségének egy részének vállalására, vagy a vállalat beszámolási struktúrájának átszervezését. Mindkét esetben a kisvállalkozások tulajdonosainak egyensúlyba kell hozniuk saját képességeiket és munkaterhelésüket a költségek ellenőrzésének szükségességével. Végül is a vállalkozó ellenőrzési körének csökkentése magában foglalhatja az új alkalmazottakért fizetendő kiegészítő fizetések költségeit, vagy a meglévő alkalmazottak képzését a felügyeleti felelősség vállalására. A potenciális költségek ellenére Hendricks azzal érvelt, hogy az irányítás mértékének az optimális szinthez történő igazítása hatalmas fejlesztéseket eredményezhet a kisvállalkozások számára. 'Valójában fennáll annak a lehetősége, hogy az ellenőrzési tartomány figyelembevételével a vállalkozása a gyors, tartós és nyereséges növekedés új korszakába kerülhet' - mondta a vállalkozóknak. - Akár könnyebben és szórakoztatóbban is találhatja vállalkozását.