Miután több mint 25 éve dolgoztam mind startupokkal, mind nagyvállalatokkal, láttam, hogy a vezetők annyira rajonganak „zavaró” jövőképeikért, hogy elhanyagolják azokat a rövid távú terveket, amelyek elindítják a dolgokat. Láttam olyan vezetőket is, akik annyira a megvalósításra összpontosítottak, hogy szem elől tévesztették céljukat és stratégiájukat.
Az igazi siker akkor következik be, ha a teljes képet konkrét cselekvéssel ötvözi. Egy közepes méretű gyártó cég, akivel nemrég dolgoztam együtt, például üzleti stratégiát akart létrehozni. A kihívás az volt, hogy vezetőiknek annyi projekt volt folyamatban, hogy az embereknek alig volt idejük találkozni, hogy megfogalmazzák tervüket. Az ügyvezető csapat végül találkozott és felsorolta az év legfontosabb prioritásait. Ezután új stratégiai lencsével néztük meg őket - a „tervek” felvázolása helyett mindegyikhez meghatározták a projekt „chartáit”. Ezzel visszaléphettek és megismerhették lehetőségeik portfólióját egy új objektívvel, amely segített nekik újrarendezni fókuszukat, és finanszírozást adni a legnagyobb kedvezőtlenségű projekteknek.
A projekt alapokmánya nagyon rövid, ideális esetben egyoldalas dokumentum, amely felsorolja az általános célkitűzéseket és az elérésük sikertényezőit. Ez lényegében egy csalólap, amely arra koncentrál, hogy Ön és csapata idővel a legfontosabbakra koncentráljon.
A projekt alapokmányának elkészítésekor vegye figyelembe ezeket a kategóriákat és kérdéseket:
- Mi az általános célod? (Mi az a fő probléma vagy lehetőség, amellyel foglalkozni fog?)
- Mi a hatálya? (Mit fog tenni, szemben azzal, amit kifejezetten nem tesz meg a projekt részeként?)
- Ki érintett? (Milyen embereket vagy csoportokat kell bevonni, és milyen szerepet játszanak?)
- Mi az üzleti eset? (Milyen pénzügyi vagy egyéb előnyökkel jár a projekt a szervezet, az ügyfelek vagy más érdekeltek számára?)
- Melyek a siker mércéi? (Milyen számszerűsíthető mutatókat használ fel a siker értékeléséhez?)
- Milyen forrásokra van szükség? (Milyen finanszírozásra, időre, anyagokra vagy más forrásokra van szükség?)
- Mi az idővonal? (Melyek a főbb fázisok vagy mérföldkövek?)
- Milyen kockázatokkal jár? (Milyen akadályok akadályozhatják a sikert?)
- Melyek a sikertényezők? (Mit kell tenni vagy bevezetni a siker érdekében?)
Könnyedén módosíthatja a kérdéseket az Ön igényeinek megfelelően, ha a fent felsorolt kérdéseket hozzáadja vagy lecseréli.
A projekt alapokmánya stratégiai eszköz annak kommunikálására, amit és hogyan csinál, anélkül, hogy eltévedne a gyomokban. A legjobb vezetők bekapcsolják csapataikat az alapokmány felépítéséből a semmiből, mert tudják, hogy az emberek támogatják, amit segítenek létrehozni.
