Jeff Bezos nemrég betiltotta a PowerPoint számára az Amazon-i találkozókat, és ragaszkodott ahhoz, hogy az értekezletek ehelyett azzal kezdődjenek, hogy a résztvevők némán elolvassák egy nyomtatott dokumentumot, amely tartalmazza a probléma megvitatásához szükséges információkat.
Ez nem meglepő, tekintve, hogy jelentős tudományos kutatások szerint a PowerPoint használata csökkenti a szervezeti intelligenciát. A PowerPoint lecserélése „tájékoztató dokumentumokra” (ahogy Bezos tette) nem csak jó tudomány; hihetetlenül okos pénzügyi lépés, a következő három okból:
- Időt takarít meg. A PowerPoint az előadó beszélgetésének sebességével kommunikál; egy tájékoztató dokumentum a közönség által olvasott sebességgel kommunikál. Egy előadás, amely egy órát (megszakítások és megbeszélések nélkül) igénybe vehetne, csupán öt percre korlátozódik.
- Időt takarít meg. Mivel egy tájékoztató dokumentum tartalmazza a fontos információkat az értekezlet elején, mindenki szó szerint „ugyanazon az oldalon van”, a vita pedig rövidebb és lényegesebb. Továbbá, mivel egy prezentációhoz előadóra van szükség, egyre kell részt vett az ülésen, hogy információkat szerezzen. Egy eligazító dokumentummal azok az emberek, akiknek csak információra van szükségük (de nem kell részt venniük), egyszerűen elolvashatják a dokumentumot és kihagyhatják az értekezletet.
- Időt takarít meg. Egy tájékoztató dokumentum kiküszöböli a három legrosszabb PowerPoint időpazarlót: a) „Nem tudják rögzíteni ezt a Jello-t a falhoz” előadásokat, b) „Nem készítettem elő - a normál-csúszdás fedélzeti prezentációk használata; és ami a legrosszabb: c) „Az istenszeretetért-kérlek-kérlek-e a rohadt pontra?” előadások.
Említettem már, hogy időt spórol? Jó, mert amint arra már korábban rámutattam, az átlagos ügyvezető idejének körülbelül 50 százalékát üléseken tölti (ennek egyharmada teljesen haszontalan). Ez egy hatalmas termelékenység-elvezetés, amely felülmúlja a PowerPoint hírhedt képességét a szervezeti intelligencia csökkentésére.
Tehát csináljuk a számokat. Mivel az eligazító dokumentumok (legalább) kétszer olyan időhatékonyak, mint a PowerPoint, és általában kiküszöbölik a leghaszontalanabb értekezleteket, mivel a PowerPointot eligazító dokumentumokkal helyettesítik, Bezos hatékonyan növelte az egész vállalatra kiterjedő menedzsment termelékenységét. legalább 25 százalék.
Több mint 20 éve kutatok és írok az irodatechnikáról és a menedzsment technikáról. Kevés olyan technológia vagy technika létezik, amelyek megvalósításakor a drámai pozitív hatást gyakorolják a termelékenységre.
De ez még nem minden. A PowerPoint betiltása a tájékoztató dokumentumok mellett Bezosnak és az Amazonnak pontosan 0,00 dollárba került. Minden gyakorlati célból ez a végtelenség megtérülése.
Nagyon okos, mi?
