Az üzleti terveken kívül a vezetői összefoglalók valószínűleg az üzleti dokumentumok közül a legfontosabbak. Tisztességes azt mondani, hogy bármilyen méretű vállalat szinte minden nagy döntése összefoglalót tartalmaz a döntéshozatali folyamat során.
Sajnos sokan tévesen vélik úgy, hogy az ügyvezető összefoglaló a dokumentum összefoglalója, például egy „Cliff Notes”. Nem.
A vezetői összefoglaló célja a döntés ajánlása, nem pedig információk közlése. A hosszabb dokumentum részletes leírást nyújt az ajánláshoz.
Lazán a javaslatguruval folytatott beszélgetéseim alapján Tom Sant , a következőképpen írhat olyan vezetői összefoglalót, amely meggyőzi az ügyvezetőt (vagy vezetői csoportot) a döntés meghozataláról:
1. Írjon le egy problémát, igényt vagy célt.
Az „ÖSSZEFOGLALÓ” szavak alatt magyarázza el egy vagy két mondattal (legfeljebb), miért van szükség döntésre. Legyen konkrét és adjon meg számszerűsíthető méréseket, ha lehetséges.
Rossz:
Ez a dokumentum részletesen leírja az XYZ megoldást. Itt található a tartalom összefoglalása ...
Jobb:
10 millió dolláros éves bevétel-hiányt tapasztalunk a távközlési hálózat kiesése miatt.
2. Írja le a kívánt eredményt.
Egy vagy két mondatban (legfeljebb) írja le, mi lesz más, ha a probléma megoldódik, a szükséglet teljesül vagy a cél megvalósul. Ne adjon meg részleteket a megoldásról.
Rossz:
Az 1. fejezetben leírjuk a több szabványnak megfelelő analóg fluxus kondenzátort ...
Jobb:
Becsléseink szerint (lásd 1. szakasz) ezeknek a leállásoknak a csökkentése vagy megszüntetése akár 20% -kal is növelheti jövedelmezőségünket.
3. Írja le a javasolt megoldást.
A „JAVASLAT” szó alatt rövid bekezdések sorozatában írja le a probléma megoldásának elemét (az 1. lépésben leírtak szerint), amely meg fogja teremteni a kívánt eredményt (mint a 2. lépésben).
Minden bekezdésben olvassa el a nagyobb dokumentum szakaszait, ahol a megoldás adott részét részletesen leírják. Tegye minden bekezdést élessé és olvashatóvá. Kerülje a zsargont, a biz-blabot és a felesleges absztrakciókat. Ha lehetséges, rendezze a bekezdéseket lépésről lépésre.
Rossz:
A meglévő infrastruktúránk kihasználásával a korábbi technológiai beruházások tőkét kapnak, miközben optimalizálják az átképzési követelményeket. A megnövekedett megbízhatóság a küldetéskritikus termelékenységünk robbanását idézi elő, ezáltal bevételszerzett versenyelőnyt teremtve.
Jobb:
A fenti probléma megoldására a következőket javasoljuk:
1. Vásároljon és telepítsen egy pilot rendszert. Ez lehetővé teszi számunkra az új szoftver tesztelését anélkül, hogy veszélyeztetnénk mindennapi működésünket. A kísérleti rendszerre vonatkozó követelményeket a 4. szakasz ismerteti.
[további lépések]
4. Magyarázza el, hogyan fogja leküzdeni a kockázatokat.
Minden üzleti döntés, amely nem egyszerű, magában hordoz bizonyos szintű kockázatot. Ezért a „KOCKÁZATOK” címszó alatt röviden ismertesse ezeket a kockázatokat és azt, hogy miként javasolja ezeket leküzdeni (vagy miért nem jelentenek valójában kockázatot).
Még egyszer tartsuk szorosan ezeket a bekezdéseket. Használjon egyszerű nyelvet. Az előző lépéshez hasonlóan kössön minden bekezdést a hosszabb dokumentum megfelelő szakaszához.
Rossz:
A javasolt megoldás szállítói agnosztikus, és testreszabott végrehajtásra kész parancsfájlok használatával több rendszerarchitektúrába integrálódik.
Jobb:
A teljes ügyfélszolgálati részleg átalakításához át kell képeznünk a kiszolgáló személyzetet, ami csökkentheti az osztály válaszidejét. Ennek a lehetőségnek a csökkentését azonban egy testreszabott képzési kézikönyv megírásával tervezzük.
5. Kérje meg a kívánt döntést.
A „AJÁNLÁS” címszó alatt írja le a lehető legkevesebb szóval azt a döntést, amelyet meg szeretné hozni az ügyvezető (k) től. Pontosíts.
Ha a döntés pénzzel jár, akkor tartalmazza az összeget. Ha vannak okok arra, hogy a döntést egy bizonyos időre meg kell hozni, akkor tegye fel azokat.
Rossz:
A telefonos rendszer leállása miatt fennálló folyamatos aggodalmunk továbbra is hatással van vállalatunkra, ezért gyorsan kezelni kell őket.
Jobb:
Ahhoz, hogy ezt a projektet a folyó pénzügyi év végéig befejezhessük anélkül, hogy a jelenlegi működésünket megzavarnánk, jóvá kell hagynunk a következő negyedévi informatikai költségvetés 2 millió dolláros emelését.
Minta vezetői összefoglalók
Az alábbiakban a fentiekben leírt két ügyvezetői összefoglaló látható, amint azok valóban megjelennek. Nehogy azt gondolja, hogy az első példa mesterségesen átlátszatlan, biztosítom Önt, hogy én személy szerint rosszabbat láttam. Sokkal rosszabb.
Rossz:
VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ
Ez a dokumentum részletesen leírja az XYZ megoldást. Itt található a tartalom összefoglalása:
Az 1. fejezetben leírjuk a több szabványnak megfelelő analóg fluxus kondenzátort ...
[további fejezet összefoglalók]
A meglévő infrastruktúránk kihasználásával a korábbi technológiai beruházások tőkét kapnak, miközben optimalizálják az átképzési követelményeket. A megnövekedett megbízhatóság a küldetéskritikus termelékenységünk robbanását idézi elő, ezáltal bevételszerzett versenyelőnyt teremtve. A javasolt megoldás szállítói agnosztikus, és testreszabott végrehajtásra kész parancsfájlok használatával több rendszerarchitektúrába integrálódik.
A telefonos rendszer leállása miatt fennálló folyamatos aggodalmunk továbbra is hatással van vállalatunkra, ezért gyorsan kezelni kell őket.
Jobb:
VEZETŐI ÖSSZEFOGLALÓ
10 millió dolláros éves bevétel-hiányt tapasztalunk a távközlési hálózat kiesése miatt.
Becsléseink szerint (lásd 1. szakasz) ezeknek a leállásoknak a csökkentése vagy megszüntetése akár 20% -kal is növelheti jövedelmezőségünket.
JAVASLAT
A fenti probléma megoldására a következőket javasoljuk:
- Vásároljon és telepítsen egy pilot rendszert. Ez lehetővé teszi számunkra az új szoftver tesztelését anélkül, hogy veszélyeztetnénk mindennapi működésünket. A kísérleti rendszerre vonatkozó követelményeket a 4. szakasz ismerteti.
[további lépések]
KOCKÁZATOK
- Alacsonyabb válaszidő lehetősége . A fenti terv 3. szakaszában át kell képeznünk a kiszolgáló személyzetet, ami átmenetileg csökkentheti az osztály átlagos válaszidejét. Ennek a lehetőségnek a csökkentését azonban egy testreszabott képzési kézikönyv megírásával tervezzük.
[további kockázatok]
AJÁNLÁST
grayson chrisley nettó értéke 2017
Ahhoz, hogy ezt a projektet a folyó pénzügyi év végéig befejezhessük anélkül, hogy a jelenlegi működésünket megzavarnánk, jóvá kell hagynunk a következő negyedévi informatikai költségvetés 2 millió dolláros emelését.
Komolyan, szerinted a két vezetői összefoglaló közül melyik vezethet a legjobb döntéshez?
