Miközben felhőszámítás nem éppen új koncepció, a Google Apps minden bizonnyal finomította a technológiát, hogy a vállalkozások mindenhol kihasználhassák annak sebességét, hozzáférhetőségét és tárhelyét. A Google Apps csomag, amely olyan népszerű védjegyeket tartalmaz, mint a Gmail, a Google Naptár és a Google Dokumentumok, folyékonyabbá teheti az alkalmazottak közötti munkafolyamatot, és még jobb módszereket is kínál az ügyfelekkel való kapcsolattartáshoz. Az alábbi útmutató rávilágít arra, hogy miért és milyen módon lehet a Google Apps alkalmazást alkalmazni a vállalat működésének javítása érdekében.
Hogyan használjuk a Google Apps szolgáltatást vállalkozásunk fejlesztése érdekében: Miért érdemes használni a Google Apps szolgáltatást?
Az egyik azonnali előnye, amelyet a Google Apps cégeknek nyújt a hagyományos asztali szoftverekhez, például a Microsoft Office-hoz képest, a költséghatékonyság. Évente mindössze 50 dollárért a Google Apps csomag korlátlan számú felhasználói fiókot, hozzáférést biztosít a Google összes alkalmazásához, alkalmazottanként 25 GB e-mail tárhelyet, 24/7 ügyfélszolgálatot és 99,9 százalékos hálózati rendelkezésre állási garanciát. (Van egy ingyenes verzió is, korlátozott mennyiségű hálózati biztonsági és felhasználói fiókkal, valamint kevesebb alkalmazással és tárhellyel.) A legtöbb üzleti és informatikai szoftverhez képest, amelyekhez vásárlásonként gyakran korlátozott számú licenc tartozik (nem is beszélve a szükségesekről külső szerverek a rendszer tárolására), a Google Apps valószínűleg csak kulcsfontosságú ahhoz, hogy a költségvetéséből kiszorítson néhány extra pénzt.
'Ha a Microsoft Office példányait vásároltuk a vállalat mindenkinek, akkor már dollárok tízezreit takaríthatjuk meg' - mondja Brian Wyrick, az indianapolisi Raidious tartalomfejlesztő vállalat működési alelnöke. A költségmegtakarítás mellett Wyrick szerint a Raidious a Google Apps csomagot vette át, mert az akadálymentességet biztosít az ország különböző részein dolgozó tervezőknek és gyártóknak.
„A segédprogram minden induló vállalkozásnak jó - mondja Wyrick -, és ha új bérlővel beszélhet telefonon, és beállíthatja őket egy webes programmal anélkül, hogy egy informatikusnak hozzáférést kellene adnia hozzájuk, nagyszerű dolog.
A Google Apps további előnye, hogy minden alkalmazás képes integrálódni egymással - ez a funkció, amelyet Ken Hayes, a kaliforniai internetes hirdetőtársaság, a Toluca Lake tulajdonosa mond, hálás. 'Ami jó a Google Appsben, az a tény, hogy létrehozhatok egy fő fiókot a vállalkozásom számára - és az e-mail, a naptár és a webhelyem is össze van kötve' - mondja. - Persze, van jobb e-mail is, de senki sem jött rá, hogyan kösse össze az egészet, mint a Google.
Dig Deeper: Google Apps a játékban
A Google Apps használata vállalkozásának fejlesztése érdekében: A belső kommunikáció egyszerűsítése a Gmail segítségével
Amikor a Gmail először a helyszínre érkezett, a személyes e-mail klienst dicsérték a feneketlennek tűnő tárolókapacitás és a villámgyors beérkező levelek keresési képességei miatt. A Google Apps integrálásával azonban a Gmail számos funkciója ugyanolyan hatékonyan működik a vállalkozások számára. Ismét a Gmail egyik legelőnyösebb jellemzője a felhőtényező - mivel nincs nehézkes szoftver, amivel aggódni lehetne, a Gmail bárhonnan elérhető az alkalmazottak számára, anélkül, hogy kapcsolatokat vagy üzeneteket kellene letölteni az eszközökre.
'A Gmail egyik nagyszerű tulajdonsága, hogy böngészőalapú' - mondja Wyrick. 'Telefonjainkon és az IMAP klienseken keresztül kapcsolódunk. Ez az a képesség, hogy nem kell azt mondanunk, hogy 'itt van az Outlook telepítése.'
A Gmail szálakkal folytatott beszélgetései szintén megkönnyítik a kollégák közötti üzeneteket. Például, ha egy e-mailben több fél is szerepel, vagy ha több e-mailnek ugyanaz a tárgysora, akkor az összes üzenet minden egyes elküldött e-mailhez együtt lesz csoportosítva, tökéletesen ülve a a beérkező levelek között, és megszűnik a korábbi üzenetek ellenőrzésével járó gond.
Ezenkívül minden irodai környezetben rendelkezni kell egy módszerrel a gyors, percenkénti üzenetek küldésére, és a Gmail válasza a Google Chat, amely közvetlenül a beérkező levelek felületére van beépítve. 'Valóban csökkentettük a belső telefonos rendszerünk iránti igényt' - mondja Wyrick a Messenger Raidious használatáról. A csevegési funkció tartalmaz egy videokonferencia-összetevőt is, amely hasznos lehet, ha a kollégáknak és az alkalmazottaknak távoli helyről kell levelezniük.
Míg a Gmail nagyszerű e-mail kliens, a Wyrick azt javasolja, hogy rendeljen több fiókadminisztrátort a megosztott üzleti fiókhoz. 'Miután regisztrált, soha nem akarja, hogy minden tojása egy kosárban legyen' - mondja. 'Valamelyik napon tenned kell valamit, ha az adminisztrátor nem áll rendelkezésre.'
Mélyebben ásni: Soha ne fizessen újra az e-mail tárhelyért
A Google Apps használata vállalkozásának fejlesztése érdekében: Találkozók és események szinkronizálása a Google Naptár segítségével
A vállalkozás típusától függően a megbeszélések ütemezése igazi fejtörést okozhat. Néhány alkalmazott (vagy csak egy) általában felelős a dátumok és időpontok követéséért és továbbításáért, ez a módszer elősegíti a csúsztatásokat és az elmaradt értekezleteket. A Google Naptár segítségével több alkalmazott is közzétehet eseményeket egyetlen naptárban, amelyhez az egész vállalat hozzáférhet, és ennek megfelelően szerkesztheti őket. Ezenkívül ezek a naptárak színkóddal is elláthatók, hogy a néző értesüljön a kinevezések módosításairól. A rendszergazdák engedélyeket is beállíthatnak a naptárakhoz, így csak bizonyos alkalmazottak láthatják vagy szerkeszthetik az elemeket.
Greg Cross, a Crossfield alapítója, a Greenfield, indiana székhelyű digitális marketingcég elmondása szerint nemrégiben arra ösztönözte egyik legnagyobb ügyfelét, hogy a találkozókat válogassa és védje a Google Naptár alkalmazásával. „[Tanácsadói központja van], és odajött hozzám, és azt mondta:„ Négy tanácsadónk van, és keressük a módját, hogy ügyfeleink online ütemezhessék a megbeszéléseket és titokban tartsák őket ”- mondja Cross. 'Beállíthatja úgy, hogy ne mutassa ki, hogy tanácsadást tart' John Doe '-val a depresszió kapcsán.'
A Google Naptár másik hasznos tulajdonsága, hogy eseményeket hozhat létre a Gmailen keresztül. Amikor a munkavállaló e-mail címét hozzáadja egy eseményhez a naptárban, az alkalmazott meghívót küld a részvétel megerősítésére. A megerősítést követően minden alkalmazott megtekintheti és hozzáadhatja a jegyzeteket az eseményhez.
Mélyebbre ásni: Technikai beszélgetés: A hirdetési ügynökség áttér a webalkalmazásra
A Google Apps használata vállalkozásának fejlesztése érdekében: Az együttműködés és a projektmenedzsment javítása a Google Dokumentumok segítségével
A Google Docs egy olyan alkalmazás, amely lehetővé teszi több felhasználó számára dokumentumok, prezentációk és táblázatok létrehozását és szerkesztését - mindezt az interneten. Általában a munkatársak úgy osztják meg a dokumentumokat, hogy e-mailben elküldik a mellékleteket egymásnak, ami gyakran hibás fájlverziókat és szétszórt, helytelen másolatokat eredményez. A Google Dokumentumokkal a fájlt a felhőben szerkesztik, ahol a verziókat automatikusan elmentik és helyreállítják.
A legtöbb más Google Apps-hez hasonlóan az adminisztrátorok is beállíthatnak engedélyeket a Google Dokumentumokban, így csak bizonyos dolgozók láthatják és oszthatják meg a fájlokat. Egy másik kényelmes funkció a dokumentumok különböző típusú fájlkiterjesztésekbe történő exportálása, amely hasznos lehet azokban az időkben, amikor az ügyfélnek vagy ügyfélnek ASAP-ra van szüksége egy PDF fájlra.
'A Google Dokumentumokat belsőleg használom' - mondja Cross. 'Van olyan grafikusom, aki csak részmunkaidőben dolgozik, ezért becsléseket és ügyféljavaslatokat teszek fel oda.' A Google Dokumentumok használata más általános fájlok, például útitervek, hírlevelek és cikkek szerkesztéséhez segíthet az alkalmazottak körében felmerülő gyakori problémák megoldásában, amikor projektekkel együttműködnek.
Bármennyire hasznos is a Google Dokumentumok sok vállalkozás tulajdonosának, a Wyrick of Raidious szerint egy dolgot szem előtt kell tartani, hogy az alkalmazottainak különböző fokú számítógépes ismeretei lesznek. Tehát, ha és amikor megvalósítja a Google Dokumentumokat a legfontosabb fájlok létrehozásához és szerkesztéséhez, Wyrick szerint hasznos lehet kijelölni az alkalmazást értő projekt bajnokot.
'Lehet, hogy vannak olyan felhasználók, akik kevésbé lesznek izgatottak a változások miatt' - mondja Wyrick. Azt is tanácsolja az újonnan érkezőknek, hogy gyakran olvassák el a súgó útmutatót a Google Apps webhelyén.
Mélyebben ásni: 10 tipp a technológia indításához
A Google Apps használata vállalkozásának fejlesztése érdekében: Vállalati ismeretek megosztása a Google Webhelyekkel
A Google Webhelyek egy alapvető webhely-építő eszköz, amellyel a vállalatok privát intranetes információs központot hozhatnak létre az alkalmazottak számára, vagy akár nyilvános domaineket is, amelyek a vállalkozás arcaként szolgálnak. A Google Webhelyek lehetővé teszi információk importálását más alkalmazásokból, például a kinevezési naptárból vagy a szokásos ügyfél-űrlapokból, és közzéteszi azokat a webhelyén, hogy az alkalmazottak vagy az ügyfelek könnyen hozzáférhessenek hozzájuk.
'A Google Webhelyek olyanok, mint egy wiki rendszer' - mondja Hayes, aki azért használja az alkalmazást, hogy dániai üzleti partnerével nyomon követhesse a vállalati projekteket, ötleteket és vállalkozókat. 'Vannak olyan szakaszaim, amelyek a versenytársak ötleteire vannak fejlesztve, és amelyeket még a vállalkozásunkon belül is meg akarunk oldani.'
Csak bizonyos alkalmazottakat jelölhet ki adminisztratív képességekkel, azaz a webhely adatainak szerkesztésével és közzétételével, vagy hozzáférést adhat az egész csapatához (különösen, ha szorosan összeállított munkatársakkal dolgozik).
Mélyebbre ásni: A legjobb 10 ingyenes alkalmazás és szolgáltatás az üzleti vállalkozások számára
A Google Apps használata a vállalkozás működtetéséhez: További források keresése a Google Apps Marketplace webhelyen
Ha a kizárólag a Google által készített alkalmazások nem felelnek meg minden igényének, ne felejtse el meglátogatni a Google Apps Marketplace webhelyet, ahol rengeteg harmadik féltől származó alkalmazás található - némelyik ingyenesen -, amelyek különféle funkciókat szolgálnak fel. integrálható a többi szabványos alkalmazással. Az Intuit Online Payroll például lehetővé teszi, hogy közvetlenül a Google Naptárból fizessen az alkalmazottaknak, és online hozzáférést biztosítson számukra a fizetési csoporthoz. A Zoho CRM egy ügyfélkapcsolat-kezelő eszköz, amely számos módon javítja az ügyfél interakcióit, például nyomon követi és rendezi az e-mail beszélgetéseket.
A Google Naptár képességeinek kibővítése érdekében a Greg Cross of Cross Creative a Tungle.me alkalmazást használja, amely lehetővé teszi a tagok számára, hogy nyilvános menetrendeket tegyenek közzé, fogadják el a találkozó iránti kérelmeket és csökkentsék a kétszeres foglalásokat. 'Ez valóban segíti a munkafolyamatom általános érvényesülését' - mondja Cross. 'Amikor az illető megerősíti a találkozót, az bekerül a [Google] naptáramba, és a telefonomon figyelmeztetnek. Tehát e két funkció együttmûködése között számomra nagyon jó.
Cross szerint a Google Apps cégeknek gyorsan szükségszerűséggé válik, és kevésbé elegáns termék kipróbálására. Az alkalmazások interoperabilitása, valamint a felhő hozzáférhetősége szerinte sok ember számára lehetőséget biztosít arra, hogy első alkalommal hatékonyan kihasználják az irodai technológiát. 'Érdekes lesz látni, hogy más szoftvercégek hogyan élik tovább a továbbiakban, mert a webalapú alkalmazások nem csupán divat.' - mondja Cross. 'Ez nem a' jövő hulláma ', hanem most.'
Dig Deeper: 5 nagyszerű szoftvercsomag a Bootstrapperek számára
