Az e-mailek az üzleti kommunikáció pénzneme a mai világban. És bár vannak képernyők és vezetékek a feladó és a vevő között, a megfelelő udvariasság és illemtan megőrzése továbbra is fontos. Az irreleváns kifejezések be- és beütése vagy beírása ugyanolyan rossz, mint az ügyfelek vagy a menedzserek előtt verbális szócsordázás. A kommunikációs készségek ilyen módon történő fejlesztése elengedhetetlen, ha üzleti célokat akar elérni.
Naponta több mint 100 milliárd e-mailt küldünk, és az átlagos elolvasással töltött idő 15-20 másodperc. Legyen rövid, főleg, hogy az összes e-mail 65 százaléka először egy kisebb mobil képernyőn nyílik meg. Az egyik módja annak, hogy üzenetét megkapja - és hogy a hírneve ne sérüljön a folyamat során - az, hogy azonnal eltávolítja e 10 értelmetlen kifejezést az e-mailjeiből.
1. 'Kérjük, értesítsék ...'
Ezt a kifejezést gyakran használják, mert szakszerűen hangzik, de mindig felesleges. Ehelyett légy közvetlen és tömör. Ha időt szán e-mail írására, a címzett már tudja, hogy szándékában áll valamiről tájékoztatni őket. Ha azt mondod nekik, hogy meg fogod tenni, akkor tudat alatt sértik az intelligenciájukat.
2. 'Ne habozzon kapcsolatba lépni velem ...'
Amikor ezt a kifejezést használja, ismét kijelenti a nyilvánvalót. Az emberek kapcsolatba lépnek Önnel, ha érdekli őket, amit küldött, vagy ha kérdésük van az üzenetével kapcsolatban. Mivel önállóan gyakorolhatják digitális szólásszabadságukat, nem szükséges, hogy meghívja őket, vagy hozzáférést adjon nekik a válaszadáshoz.
3. 'Csak ...'
A közelmúltban Ellen Leanse, a Karmahacks alapítója összeborzolt néhány tollat, amikor a szakmai kommunikáció során felhívta a nők túlzott használatát az „csak” szóra. A LinkedIn egyik bejegyzésében Leanse a szó ellen vitatkozik - amelyet állítása szerint a nők három-négyszer gyakrabban használnak, mint a férfiak -, mondván:
Kezdtem észrevenni, hogy „csak” nem arról szól, hogy udvarias vagyok: ez az alárendeltség, a tisztelet tisztességes üzenete volt. Néha önelégült volt. Néha még kétszínű is. Ahogy elkezdtem igazán hallgatni, rájöttem, hogy egy kifejezésből való kiemelés szinte mindig tisztázta és megerősítette az üzenetet.
Akár egyetért a következtetéseivel, akár nem (és számos más kiemelkedő hang nem ért egyet), az Eric Berne által közzétett Tranzakciós Elemzés modell szerint a „csak” mint „gyermek” szó megbeszélése megérdemel némi feltárást. Addig is kerülje el ezt a kifejezést, és válasszon helyette határozottabb nyelvet.
4. 'Azt hiszem ...'
A küldők gyakran tartalmazzák a „Azt hiszem ...” -et, hogy minimalizálják a jövőbeli elutasítás lehetséges csapását, de ennek a kifejezésnek a használatával azt mondják a címzettnek, hogy nem biztos magadban. Amikor kommunikál - e-mailben vagy a való életben -, magabiztosnak kell lennie az üzenetével. Ha nem, megkockáztatja, hogy a címzett figyelmen kívül hagyja a véleményét, és más gondolattal halad előre. A munkahelyi bizalom ábrázolása a siker kulcsa.
5. „Zárt kérjük, keresse meg…” vagy „Csatolt kérem, keresse meg…”
Lehet, hogy kisebbnek tűnik, de valójában semmit sem lehet csatolni egy e-mailbe. Fájlok csatolhatók, de semmit nem lehet ténylegesen elhelyezni egy e-mailben. Ezen írások bármelyikének használata során az író kerüli az „I” névmás használatát, de a mondatot archaikusnak teszi. Egyszerűen tájékoztassa az olvasót: 'Csatoltam ...'
6. 'Remélem jól vagy ...'
Ezt a kifejezést általában két alkalommal írják. Az egyik esetben közvetlenül azelőtt jelenik meg, hogy a címzettet megütné valamivel, ami nem kívánatos. A másik az, amikor valakivel szoros kapcsolatot vagy valódi érdeklődést akarsz színlelni, ha ilyen nincs. Ha valóban érdekel valakinek a jóléte, akkor inkább beszéljen erről, ne használja ezt a kitöltő kifejezést.
7. 'Azt hittem, elérem ...'
Nem tudok rólad, de ez a mondat arra késztet, hogy egy kisgyermeket megragadjak valamiben, amely nem érhető el az autóülés korlátozásaiból. Nagyon félénknek tűnik, és bizonytalanságot mutat. Ehelyett egyszerűen írja ki üzenetét vagy kérdését, és legyen közvetlen. Ahelyett, hogy azt mondaná, hogy 'azt hittem, hogy elérem', azt mondja: 'Szeretnék ebédelni Önnel, hogy megvitassam üzleti ötletemet.' A bokor körüli verés senkinek sem kedvez. Ehelyett tegye egyértelművé szándékát, hogy a címzett láthassa.
8. 'Kiválaszthatom az agyadat?'
Ez alapvetően azt mondja mindenkinek, akinek üzenetet küld, hogy ki akarja tölteni az idejét anélkül, hogy valami értékeset cserébe felajánlana. Ehelyett tegyen egy pontot, hogy érdekes vagy hasznos betekintést osszon meg a befogadóval, tudassa ezzel a személlyel, hogy a jövőben kétirányú együttműködésre vágyik kettőtök között.
mennyit ér gary payton
Amikor beszédfeladatokat sorakoztattam fel, azt tapasztaltam, hogy ez a tompa megközelítés működött a legjobban - 52 százalékos eredményességet eredményezett a nyomon követési üzenet megszerzésében, szemben a többi kipróbált módszerrel 20-27 százalékos válaszaránnyal.
9. 'Kinek aggódhat ...'
Van néhány forgatókönyv, ahol ez a kifejezés megfelelő, de ezek kevéssé vannak. Ha tudja, kit üzenete érint, akkor közvetlenül a személyhez forduljon, ahelyett, hogy a bemutatkozás mögé bújna. A fenti kifejezés használata az egyén megnevezése helyett magabiztosnak és feleslegesen formálisnak tűnik. Nyomja meg a törlés gombot, mielőtt e-mailt küldene, amely tartalmazza ezeket a szavakat.
10. 'Üdvözlettel:'
Korábban ez a kifejezés népszerűbb lerövidítette az érintettebb bezárásokat, de a mai e-mail kommunikációban ez nagyon formálisnak és őszintétlennek hangzik. Általában bezárhat egy e-mailt egyszerű 'köszönöm' vagy csak a nevével. A „Cheers” egy másik szórakoztató lehetőség, amely jó kívánságokat közvetít anélkül, hogy fülledtnek vagy elakadtnak lennének. Manapság mindannyian megértjük, mikor ért véget az üzenet. A formális lezárással nem kell nagy erőfeszítéseket tenni.
Lépjen a tányérra, és írjon jobb e-mailt. Kollégái értékelni fogják az üzenetek rövidségét, és jobb választ fognak kapni, ha egyértelműbbek a kérései. Nincs szükség bolyhokra és töltőanyagra az e-mailben. Egyszerűen mondja el, mire gondol. Az eredmények önmagukért fognak beszélni.
Milyen kifejezések bosszantanak a legjobban az e-mailben? Oszd meg legnagyobb e-mail háziállatodat az alábbi megjegyzésekben.
