Néhány vállalkozó számára a találkozók egyenértékűek a testmozgással, nem szórakoztatóak, de tudja, hogy szükségesek. Néha az értekezletek gyorsak és naprakészek, máskor pedig a nap jó részét veszik igénybe. De nem számít, mennyi ideig tart a találkozó, a legfontosabb az, hogy mit hoz ki belőle.
Megvan a teljesítés határideje, a rengeteg elvégzendő feladat és egy teljes csapat kezelése. Az idő pénz, és ha nem megfelelően kezelik, az értekezletek sok értékes órát felemészthetnek. Annak érdekében, hogy a lehető legtöbbet hozza ki a csoporttalálkozókból, Ön és munkatársai követhetik ezt az ötlépéses útmutatót. Gyorsan észreveszi Önt, és csapata eredményesebb értekezleteket vezet, gyakrabban.
mekkora Robert irvine
1. Napirend kidolgozása és terjesztése.
Az értekezlet napirendjének előzetes előkészítése lehetővé teszi, hogy szilárd játéktervet állítson össze. Felsorolhatja az összes fontos elemet, amelyet meg akar vitatni, és azokat a célokat, amelyekkel el szeretné érni a találkozó végén. Tedd tömörvé, és töltsön be még kitöltetlen részeket is azokhoz a dolgokhoz, amelyeket szeretne tudni.
A napirend hátoldalán összeállíthatja a cselekvési tételek számozott üres helyeinek listáját. Ez lehetővé teszi a találkozó résztvevőinek, hogy leírjanak mindent, amire szükségük van az értekezlet eredményeként, és ez mindent egy helyen tart.
Miután elkészült a napirend, küldje el a csapatának. Pontosan megnézhetik, mit akarsz megvitatni, milyen kérdéseid lehetnek, és milyen ötleteket vagy aggályokat szeretnének felvetni. A napirend mindenkinek segít abban, hogy szervezetten érezze magát arról, hogy mire számíthat és mi várható el tőle az ülés során.
2. Tervezze meg a napirendet.
A napirend egyszerűen a vitapontok felsorolása. Alapvető fontosságú, hogy mindenki az ülés előtt áttekintse a napirendet, és az egyes kérdések mellé elkészítse a kérdések, válaszok vagy tanácsok listáját. Ez mindenkit a témában tart majd, megvitat mindent, amit meg kell vitatni, mielőtt továbblépnénk a következő napirendi pontra.
Minden téma végén kérdezzen meg mindenkit: 'Van valakinek kérdése, mielőtt továbblépnénk?' Ez az alkalom arra, hogy bármilyen más kérdést felhozzon, miközben az információk még mindig frissek a fejében.
3. Sötétedjen el minden találkozó előtt.
Bátorítsd a csapatodat, hogy vigye magával a napirendjét, és sötétedjen el, vagy lépjen el a zavaró tényezők elől, hogy összpontosítson arra, hogy frissítéseket és új ötleteket terítsen az asztalra. Például, ha úgy dönt, hogy ötletgyűjtő találkozót tart, kérjen meg mindenkit, hogy fordítson 10-15 percet ötletelésre röviddel az értekezlet előtt, hogy készítsen egy listát a megvitatandó ötletekről. Gyors útmutatóként még hozzáadhatják ötleteiket és megjegyzéseiket a napirend másolatához.
Ez lehetővé teszi Önnek és csapatának, hogy közvetlenül a találkozóra ugorjanak, és körbejárják az asztalt, hogy megbeszéljék az ötleteket, miközben azok a legfontosabbak. Ahelyett, hogy hosszú időn át várná a következő ember beszédét, mindenki készen áll arra, hogy ötleteket beszéljen meg, és sokkal nagyobb esélye lesz arra, hogy aznap eldöntse a legjobb cselekvési módot. A szoba energiája fertőző lesz, és örömmel látja, hogy ezek a találkozók mennyivel eredményesebbek lehetnek.
4. Szüntesse meg a külső zavaró tényezőket.
Az értekezleteket azért hozzák létre, hogy egy bizonyos időt szenteljenek fontos kérdések megvitatására. Tisztelje ezt az időt azzal, hogy semmilyen külső zavaró tényezőt nem hoz magával, például a telefont vagy a laptopot. Ellenkező esetben a kollégák azt gondolhatják, hogy durva vagy tiszteletlenség az a gépelés vagy a telefon folyamatos ellenőrzése.
Mivel azonban néhány embernek szüksége lehet elektronikus eszközre a jegyzetek készítéséhez vagy az e-mailek figyelemmel kíséréséhez, ne felejtse el csendben tartani azt, hogy ne hangozzanak ki hangos értesítések. Ezenkívül, ha elektronikus eszközöket hoz magával, az értekezlet elején mondja el mindenkinek, hogy jegyzetelésre fogja használni. Ha nem hoz készülékeket, vagy nem figyelmezteti az embereket időben, miért hoz egy eszközt, akkor megakadályozhatja a kollégákat abban, hogy azon gondolkodjanak, figyel-e oda.
5. Fejezze be az értekezleteket a legfontosabb elvételek megismétlésével.
A megbeszélés vezetőjeként feltétlenül használja minden találkozó utolsó öt percét a legfontosabb elvételek gyors összefoglalásához. Ez segít az információ legfontosabb bitjeinek kristálytiszttá tételében. A következő megbeszélés során megismétli, hogy mindenkitől mit várnak el vagy mit mutatnak be. Ez nagyszerű módja annak, hogy lezárja a megbeszélést, és mindenkit a feladatán tartson.
A megbeszélések értékének megszerzésének a fő prioritásnak kell lennie, ne tartson megbeszéléseket olyan dolgokról, amelyeket telefonon vagy e-mailben gyorsan megbeszélhet. Győződjön meg arról, hogy a megbeszélések fontos vitatémák és magas termelékenység mellett vannak-e beállítva. Segítsen a csapatának abban, hogy bölcsen használja ezt az időt az együttműködéshez és a projektek zökkenőmentes átmozgatásához.
