Akár az a feladata, hogy foglalkozzon egy alkalmazott higiéniai problémájával, akár nem érti a szavakat arról, hogyan vigasztalhatunk valakit, akinek személyes tragédiája van, megkísérelheti, hogy ne mondjon semmit. Végül is a kényelmetlen beszélgetések valóban kényelmetlenek.
De az elefánt elkerülése a szobában csak fokozza a kellemetlenséget és a feszültséget. Néha szembesülnie kell ezekkel a problémákkal, még akkor is, ha ezt kényelmetlen megtenni. Íme nyolc tipp, hogy egy kínos beszélgetést kevésbé kínossá tegyünk:
1. Kerülje a csendet.
Kutatás azt mutatja, hogy csak négy másodperc kellemetlen csend kell, hogy az egekbe szökjen a szorongás egy beszélgetés közben. Minél jobban aggódik, annál kevésbé fogalmaz meg.
Lehetőség szerint előre tervezze meg, mit akar mondani. Annak ismerete, hogy mire van szüksége a kommunikációhoz, segíthet az üzenet eljuttatásában oly módon, hogy megakadályozza a lehető legnagyobb kínos csendet.
2. Beszéljen privát környezetben.
Ne folytasson rögtönzött beszélgetést a folyosón, ha véletlenül elhalad az illető mellett. Ehelyett találkozzon egy privát szobában, ahol senki más nem hallgathatja meg. És ha valaki más egy kellemetlen témát vet fel először nyilvános környezetben, javasolja, hogy tartsa a beszélgetést máshol.
3. Ülj.
Az ülés kényelmet adhat az egyébként nehéz helyzetnek. Legalább győződjön meg arról, hogy Ön és a másik ember azonos szinten vannak-e. Ha állva maradsz, miközben beszélgetsz egy ülő emberrel, akkor fizikailag le fogsz beszélni velük - ez nem az a hang, amelyet be akarsz állítani. Ha csak egy szék van a szobában, akkor álljon a másik emberrel.
4. Tegyen figyelmeztetést.
Enyhítse a durva szavakat vagy a közvetlen kérdéseket egy egyszerű figyelmeztetéssel. Ahelyett, hogy azt mondanák: 'Billy, a többi alkalmazott szerint rossz szagod van', enyhítsd az ütést egy óvatos szóval, mondván: 'Amit el fogok mondani, kissé nehezen hallható.' Ez egy percet ad a másik embernek arra, hogy érzelmileg felkészüljön arra, amit mondani akar.
5. Nyugtázza kellemetlenségét.
Ha visszautasítja a kényelmetlenségét, akkor azt elhanyagolhatja. Ha izgul, változik a súlya és elkerüli a szemkontaktust, nyugtázza szorongását. Mondjon egy gyors mondatot, amely elmagyarázza, mit érzékel a másik, például: 'Kicsit kényelmetlen vagyok ezt felhozni.'
6. Legyen udvarias, mégis közvetlen.
Bár fontos az udvariasság, ne enyhítse a szavait annyira, hogy az üzenete elveszjen. Ha valakit alkalmatlansága miatt kirúgsz, ne mondd, hogy elengedik, mert nincs elég munka. A közvetett kommunikáció csak tovább fokozza a másik félreértését abban, ami valójában történik. Tartsa be a tényeket, és tartsa rövid a beszélgetést.
7. Legyen aktív hallgató.
Sean Paul és Jodi Stewart
Adjon esélyt a másiknak, hogy feldolgozza az elmondottakat. Legyen aktív hallgató, ha visszatükrözi a hallottakat, és pontosítást nyújt az esetleg félreértett kérdésekben.
Készüljön fel arra, hogy a másik ember intenzív érzelmeket él át, a zavartól és a szomorúságtól kezdve a félelemig és a dühig. Hacsak az illető alkalmatlanná válik, hajlandó segíteni a másiknak egy kicsit feldolgozni ezeket az érzelmeket.
8. Hozza le teljesen a beszélgetést.
A kínos beszélgetések gyakran ugyanolyan kínos módon végződnek. Az a bizonytalanság, hogy a beszélgetésnek valóban vége van-e, vagy a későbbi történésekkel kapcsolatos zavar, csak fokozza az esetlenséget.
Ha valamit nyomon akar követni, állítsa ezt. Ha elvárja, hogy a másik további lépéseket tegyen, fejezze ki elvárását. Ezután fejezze be a beszélgetést úgy, hogy valami ilyesmit mond: - Ma ennyit akartam beszélni. Gondoljon bele, és kérdéseivel forduljon hozzám.
