Amíg még nem vagyunk humanoid robotok irányítása otthonunk kényelméből, mint a 2009-es film szereplői Helyettesítők , mindennapi interakcióinkat - mind szakmai, mind személyes - virtuális eszközökkel folytatjuk.
Mivel a cégtulajdonosok a virtuális eseményeket költséghatékony módszerként tekintik számtalan cél elérésére, beleértve a webes szemináriumokat, képzéseket és konferenciákat, fontos biztosítani, hogy a hatékony kommunikációval ne kereskedjenek az alsó sorban történő megtakarítások érdekében. Bár valószínűtlen, hogy a virtuális találkozás teljesen felváltja a vállalkozók személyes találkozásának szükségességét, az egyszerű elfogadhatóság és a kényelem növelheti vállalkozásának termelékenységét. A virtuális találkozók azonban nem ideálisak minden helyzetben, ezért elengedhetetlen tudni, hogy mikor és hogyan kell használni ezt a technológiát.
Donna Dennis, a Leadership Solutions Consulting elnöke, valamint a American Management Association háromnapos szemináriuma Virtuális és távoli csapatok vezetése , azt mondja, hogy a technológia lett a fő hangsúly; valahol az emberek BlackBerries és az e-mail között sok vezető elvesztette a kapcsolatait. 'Most a feladat, a kapcsolatok és a technológia kezelésére összpontosítunk' - mondja Dennis, aki részletesen bemutatja a következő könyvét Tudásmenedzsment és e-tanulás.
Lee E. Miller, befolyásoló oktató és a szerző FEL: Hatás, hatalom és U-perspektíva: A kívánt művészet megszerzésének művészete , hozzáteszi: 'Az emberek által elkövetett legnagyobb hiba az, ha azt feltételezzük, hogy a szemtől szembeni találkozás során a befolyásolás megegyezik a virtuális interakcióval való befolyásolással. Ez nem. A szabályok azért eltérőek, mert az emberek másképp reagálnak, amikor virtuális kapcsolatban állnak egymással.
Néhány tipp a sikeres virtuális találkozó lebonyolításához.
5 tipp a virtuális találkozó lebonyolításához: Hogyan készüljünk fel
'Az első dolog, mielőtt eldöntenénk, milyen technológiákra és szoftverekre lesz szükség, az az, hogy eldöntsük, ki a résztvevő közönség, és milyen információkat osztanak meg' - mondja Drew Bowers, a Daytoni Egyetem Kutatóintézetének Humán Tényezők Csoportjának kutatási pszichológusa. 'Megállapítottuk, hogy a legjobb, ha az előadók vagy megtervezik adataikat vagy prezentációjukat annak a környezetnek megfelelően, amelyben bemutatni fogják, vagy kiválasztják a legjobb környezetet a rendelkezésükre álló adatok képviseletéhez.' Bowers azt mondja: 'Nem lehet egyszerűen konferencián élő közönség előtt tartott előadást felvenni, és virtuális közönségnek vetni egy videomonitorra, és ugyanarra az eredményre számíthat, mert bizonyos mértékben korlátozott vagy , abban, hogy miként léphet kapcsolatba virtuális közönségével.
inlinebuyerzonewidget
Dennis felhívja a figyelmet arra, hogy amikor egy találkozót fizikai helyre tervez, könnyedebbé teheti az ülés napirendjét és az anyagokat. Önnek az az előnye is, hogy felgyorsítja a résztvevőket a folyosón, a kávéfőzőnél stb. A sikeres virtuális találkozó azonban sokkal több előzetes előkészületet igényel. A Colaric javasolja, hogy a virtuális találkozókat jó előre tervezzék meg. 'Időben küldje el a napirendet, hozzon létre látványterveket az üzenet megerősítése érdekében, és továbbítsa mindenkinek az ülés előtt, hívja meg az egyes csapatok tagjait, akiknek részt kell venniük' - mondja.
Ne felejtse el elküldeni a bejelentkezési információkat (hozzáférési kódokat, URL-eket és hívási számokat) legalább egy nappal korábban, hogy a résztvevők tesztelhessék a szükséges szoftverletöltéseket. Megkérheti a résztvevőket, hogy legalább 15 perccel a bejelentkezés előtt jelentkezzenek be a kapcsolat tesztelésére - javasolja Laura Stack, a The Productivity Pro, az időgazdálkodást oktató cég szerzője és elnöke. 'Vezessen névjegyzéket, és ellenőrizze, hogy minden működik-e. Tekintse át az idővonalat. Adjon ki egy módszert, amellyel offline kapcsolatba léphet, ha a panelistának problémái merülnek fel - mondja Stack.
Jegyzet: Ha egyetlen műsorvezetőt lát vendégül, nagyszámú közönség hangolódik be, akkor célszerű kijelölnie egy segítőt, aki a fő műsorvezetőt segíti. A vezető segítheti a résztvevőket technikai kérdésekben, valamint figyelemmel kísérheti a beérkező csevegési kérdéseket. Ha az előadó megpróbálja elolvasni a csevegési kérdéseket, lelassul az előadás folyamata.
Dig Deeper: Az iMeet új videokonferencia eszköze
5 tipp a virtuális értekezlet lebonyolításához: technikai eszközök és követelmények
Az online értekezlet-technológia szépsége, hogy a legfiatalabb, csupasz csontokkal végzett műveletek is használhatják. Mindössze egy internetkapcsolat, audio szükséges (számítógépes hangszórókból, mikrofonból vagy telefonon keresztül) és egy webkamera (önálló vagy beépített monitorhoz / laptophoz). Nagyobb csoportok számára szükség lehet vetítővászonra vagy nagy TV-monitorra is.
A szolgáltatás kiválasztásánál gondolja, hogy „kicsi” - mondja Susan Colaric, a floridai Saint Leo Egyetem oktatási technológiákért felelős alelnöke a Saint Leo Egyetemen. A leghatékonyabb webkonferenciák azok, amelyek csak a szükséges technológiát használják. KIS-; tartsa egyszerű-; a legjobb módszer arra, hogy az emberek az üzenetedre és ne a technológiára koncentráljanak. ' Néhány online webtermék tartalmaz Adobe Acrobat Connect , Megbeszélésre menni , Microsoft Office Live Meeting és WebEx .
A vállalkozóknak arra is figyelniük kell, hogy nem minden videokonferencia-rendszer működik együtt. Kerülje el a késedelmek és a technikai hibák zavarát azáltal, hogy az ülés előtt teszteli az összes webhely kapcsolatát. 'Ha megpróbálja az egyik végén analóg videorendszert, a másikon pedig egy digitális rendszert használni, akkor sok problémát okozhat, sőt, a digitális-digitális konferencia is problémás lehet, ha egy régebbi szoftvert frissíteni kell, mielőtt beszélhetne vele' 'egy újabb program' - mondja Bowers.
Mélyebbre ásni: Nincs repülési zóna: Virtuális találkozók
milyen magas lauryn hill
5 tipp a virtuális találkozó lebonyolításához: maradjon koncentrált
Rick Maurer, a szerző szerzője Az ellenállás falán túl és Miért nem akarod, amit akarok? azt tanácsolja a felhasználóknak, hogy távolítsák el a zavaró tényezőket. A virtuális találkozók előnye, hogy szinte bárhol megtarthatják őket; a virtuális találkozók hátránya az is, hogy szinte bárhol megtarthatjuk őket. Az online értekezlet résztvevői felhívhatnak vagy bejelentkezhetnek a helyi kávéházból, a reptéri társalgókból, az otthoni irodákból stb. A háttér vagy az „útzaj” minimalizálása érdekében (nem szeretné, ha gyermeke, háziállata vagy csengő telefonjai kerülnének a középpontba) úgy dönt, hogy „némítja az összes résztvevőt, és csak a csevegőmezőn keresztül tesz fel kérdéseket” - mondja Stack.
Maurer azt is tanácsolja, hogy ne próbáljon több dolgot összeszorítani egyetlen megbeszélésbe. „Fókuszáljon egy vagy két témára. Ha több tárgyat kell letakarnia, akkor hagyjon időt az embereknek nyújtózkodni, szünetet tartani a fürdőszobában vagy feltölteni a kávét. Legyen rövid az értekezlet minden szakasza - legfeljebb 30 perc. '
Jegyzet: A csíkos ingek nem adják át jól a kamerát, és a nagy, fényes ékszerek sem. Mindkettő vizuálisan zavaró lehet. Próbáljon minimálisra csökkenteni testmozgásait, mivel a túlzott mozgás ronthatja a videó minőségét.
Dig Deeper: Találkozás az interneten: Milyen eszközöket használjon?
5 tipp a virtuális értekezlet lebonyolításához: Etikett
hány éves curtis axel
'A sikeres videokonferencia vagy telefonos konferencia megbeszélése az, hogy emlékezzen arra, hogy Ön értekezleten van' - hangsúlyozza Colaric. - Fordítson teljes figyelmét a résztvevőkre, akárcsak akkor, ha ugyanabban a teremben tartózkodna. Ne vonja el a figyelmét az e-mail, a szörfözés vagy az SMS. Ne igyon és ne igyon, hogy felkészülhessen, ha kérdésekre irányul.
Jó ökölszabály? Colaric azt mondja: 'Mindig feltételezzük, amikor belép a szobába, hogy a mikrofonok már élnek más helyekre! Ez segít megakadályozni, hogy a találkozó előtti idegen beszélgetések akkor kerüljenek közvetítésre, ha esetleg nem szándékozik. '
Arra is rámutat, hogy a videokonferencia-találkozóknak valójában kissé lassabban kell haladniuk, mint egy tipikus értekezletnek, mivel a legtöbb rendszer kommunikációja két-három másodpercig késik. Ha Ön vezeti az értekezletet, bizonyosodjon meg arról, hogy van-e elegendő szünet a kérdés feltevése után. Ha Ön résztvevő, hívja fel magára a figyelmet, mielőtt megszólítaná a csoportot: jelezzen kézzel, vagy mondjon „kérdés” vagy „megjegyzés”, majd várjon néhány másodpercet, mielőtt folytatja.
A résztvevőknek szemkontaktust kell létrehozniuk a kamerába nézve is. Ez természetesebbé teszi a résztvevők közötti beszélgetést. Az alábbiakban egy rövid csalólap az illemtanról:
A videokonferencia-etikett 8 tennivalója
Legyen udvarias a többi résztvevővel szemben
Ne beszéljen világosan
A testmozgások minimálisak legyenek
Lassan és természetesen mozogjon és mozogjon
Tartsa a szemkontaktust a kamerába nézve
Öltözzön megfelelően
Állítsa animációvá a munkamenetet
Légy önmagad és érezd jól magad!
A videokonferencia-etikett 7 tilalma
Ne adjon zavaró hangokat
Ne kiabálj
Ne végezzen zavaró mozdulatokat
Ne szakítsa félbe a többi hangszórót
Ne folytasson mellékbeszélgetéseket
Ne viseljen zajos ékszereket
Ne takarja le a mikrofont
Forrás: Szent Leo Egyetem Informatikai Iroda
Jegyzet: Ha globális üzleti tevékenysége van, nézzen meg olyan webhelyeket, mint pl executiveiveplanet.com és kissbowshakehands.com a nemzetközi üzleti etikettre vonatkozó forrásokért.
Dig Deeper: A Virtuális Társaság esete és terve
5 tipp a virtuális találkozó lebonyolításához: a résztvevők bevonása
Dennis szerint a virtuális találkozókon hajlamosak közvetlenül a feladatra indulni, ami negatívan befolyásolhatja a kapcsolatépítést. Azt javasolja, hogy törje meg a jeget azzal, hogy körbejárja a „virtuális” szobát, és megkér mindenkit, hogy mutassa be magát, és osszon meg valamit a hétvégéjéről, vagy beszéljen valamiről, amelyet várnak, hogy társadalmi elemet adjon az eljáráshoz. 'Minden jó, amit szemtől szembe találkozhatsz.'
Stack azt mondja, hogy ösztönözze a résztvevőket, hogy a program megkezdése előtt nyújtsák be kérdéseiket a témával kapcsolatban. Más módszereket is javasol a hallgatóság elkötelezettségének fenntartására a webinárium során, például közvélemény-kutatás vagy kérdés feltevése és csevegés útján történő válaszadás.
Colaric azt javasolja, hogy gyakran tegyenek fel kérdéseket a távoli résztvevők bevonása és a személyes kapcsolat fenntartása érdekében. De hangsúlyozza, legyen egyértelmű a kérdéseiben. - Tegyen fel egy adott személyt egy konkrét kérdéssel. Ha nyitott kérdéseket tesz fel nagy távoli közönségnek, gyakran „holt levegő”, majd egyszerre több ember beszélget.
Mélyebben ásni: Hogyan kommunikál egy virtuális vállalat
primadonna szerelem és hip hop nettó érték
A szerkesztő megjegyzése: Videokonferenciákat keres a vállalata számára? Ha információra van szüksége, amely segít kiválasztani az Ön számára legmegfelelőbbet, használja az alábbi kérdőívet, hogy partnerünk, a BuyerZone ingyenesen adjon tájékoztatást:
Szerkesztői közzététel: Inc. ebben és más cikkekben cikkeket és termékeket ír. Ezek a cikkek szerkesztőségi szempontból függetlenek - ez azt jelenti, hogy a szerkesztők és az újságírók bármilyen marketing vagy értékesítési részleg befolyása nélkül kutatnak és írnak ezekről a termékekről. Más szavakkal: senki nem mondja meg újságíróinknak vagy szerkesztõinknek, hogy mit kell írni, vagy hogy a cikkben szerepeljenek bizonyos pozitív vagy negatív információk ezekrõl a termékekrõl vagy szolgáltatásokról. A cikk tartalma teljes egészében a riporter és a szerkesztő belátása szerint történik. Észre fogja venni azonban, hogy néha ezekre a termékekre és szolgáltatásokra mutató linkeket is tartalmazunk a cikkekben. Amikor az olvasók rákattintanak ezekre a linkekre, és megvásárolják ezeket a termékeket vagy szolgáltatásokat, az Inc kártérítést kaphat. Ez az e-kereskedelemen alapuló hirdetési modell - mint a cikkoldalaink minden más hirdetése - nincs hatással szerkesztőségi lefedettségünkre. Az újságírók és szerkesztők nem adják hozzá ezeket a linkeket, és nem is kezelik őket. Ez a hirdetési modell, csakúgy, mint az Inc-en látott, támogatja az ezen a oldalon található független újságírást.
