Felvesz személyes asszisztenseket, akik mentés Önnek ideje, vagy ki kerül önbe?
Nemrégiben meghívtam harmincöt legjobb üzleti coaching ügyfelemet egy magánvendégségre a wyomingi Jackson Hole-ba, ahol élek. Megbeszéltük a vezetés különféle aspektusait - azokat a módszereket, amelyekkel a vállalkozások tulajdonosai stratégiai előnyöket és áttörési eredményeket teremthetnek maguknak és cégeiknek - amikor valaki megkérdezte idő beosztás .
Ez a kérdés élénk beszélgetést váltott ki azokról a legjobb módszerekről, amelyeket mindegyikünk megtalált az időnk kiaknázására. És világossá vált, hogy a rendkívül sikeres vállalkozók, akik ebben a teremben voltak, értékes időt veszítettek, mert asszisztenseik nem voltak elég képesek vagy elégségesek ahhoz, hogy elvégezzék a tőlük elvárt munkát. Ezért elkezdtem beszélni az Ön igényeinek legjobban megfelelő asszisztensek alkalmazásának fontosságáról - és mit tehetsz, hogy segítsenek neked.
Huszonöt év alatt különböző társaságokban és különböző városokban voltak asszisztenseim, akik az irodámban dolgoztak, asszisztensek, akik távolról, de helyben dolgoztak, és olyan asszisztensek, akik szó szerint ezer mérföldnyire dolgoztak tőlem. Ennek során rájöttem, hogy az asszisztenseknek valóban négy szintje van. És hogy a megfelelő típusú asszisztens felvétele kritikus fontosságú az idő kiaknázása szempontjából.
1. szint: A Gofer
Az első szintű asszisztensek közvetlen utasításokat és szoros felügyeletet igényelnek. Objektumokat mozgathatnak az A pontról a B pontra. Küldhetnek e-maileket az Ön nevében - amikor pontosan megmondják, mit kell írni. Átírhatják és beolvashatják a dokumentumokat, és az utasítások szerint mappákba fájlolhatják azokat. A goferekkel minden lépésnél útmutatást ad nekik
Tehát spórolsz néhány idő - elvégre a te gofered az, aki valójában csinál a feladat - de valójában minden gondolkodásukat meg kell csinálnod helyettük. Ami kemény korlátot szab annak az időnek, amelyet valóban kihasználhat, ha egy goferrel dolgozik.
Ez nyilvánvalóan nem az a fajta személyes asszisztens, akit fel kellene vennie.
2. szint: Az adminisztrációs asszisztens
Az adminisztrációs asszisztens vagy az „admin” olyan személy, aki sok feladatot jól képes kezelni, csak addig, amíg egyértelmű folyamat van rájuk kitűzve, és ezek a feladatok jóval a várt vagy a megszokott határokon belül vannak. .
Jó hír, hogy az adminisztrátorok lényegesen önállóbbak, mint a goferek. Az adminisztrátorok valóban segíthetnek az idő kiaknázásában, amennyiben ismert folyamatokat és eljárásokat követnek az ismert eredmények elérése érdekében. Konkrét, meghatározott feladatokkal jeleskednek.
De bajba kerülnek, amikor a dolgok kétértelművé válnak - amikor arra kérik őket, kezeljék azokat a feladatokat, ahol a siker nem garantált. Félnek a rendetlenségtől. Félnek attól, hogy hibáznak. Mert tudják, hogy felelősségre vonják hibáikért. Lehet, hogy bajba kerülnek. Ők nem szívesen használják saját belátásukat.
Tehát az adminisztrátorok lényegesen több időt tudnak kihasználni, mint a goferek, de elzárkóznak azoktól a feladatoktól, ahol a segítség a legértékesebb lehet.
3. szint: az ügyvezető asszisztens
aki Shawn wayan felesége
Az ügyvezetõ asszisztenseket nem riadja vissza a bizonytalanság. Elmagyarázhatnak egy tisztázatlan feladatot, és bizonyos határokon belül ténylegesen kitalálhatják, hogyan lehet működni. Tudják kezelni a feladatokat felvázolta ahelyett, hogy lennének megtervezve.
A tervezett feladatok - azok a feladatok, amelyekkel az adminisztratív asszisztensek a legkényelmesebbnek érzik magukat - valóban jól feldolgozhatók. A szükséges lépéseket előre egyértelműen meghatározzák.
Ezzel szemben, amikor az ügyvezetõ asszisztensnek felvázolt feladatot ad, általában ilyesmit mond: Itt próbálom megvalósítani. Itt van egy pár változók játék közben. Íme néhány dolog, amelyet érdemes figyelembe venni . Ön kitalálni a többit . ”
Az ügyvezető asszisztens nagyon önálló; csak segítségre van szükségük az Ön kéréseinek kontextusában. Bizonyos alap mennyiségű információra van szükségük, hogy segítsenek nekik megfelelő döntéseket hozni az Ön nevében. Szükségük van arra, hogy közöljék elvárásaikat és preferenciáikat.
Például, ha utazásról van szó, akkor tudassa velük, hogy milyen feltételek mellett szeretne magasabb szintű repülőgép-szolgáltatásra felminősíteni, milyen szállodákat szeret és milyen környéken szeretne tartózkodni.
Ez a kontextus is sokkal mélyebbre nyúlhat. A magam részéről szeretném, ha az ügyvezető asszisztensem bent lenne a postaládámban. Részben ez azért hasznos, mert csökkenti a kezelendő e-mailek számát: ha naponta száz e-mailt kapok, akkor azt mondanám, hogy az ügyvezető asszisztensem körülbelül ötven-hetvenet kezel, továbboszt vagy töröl.
De ott lenni azért is hasznos, mert látja vállalkozásom kontextusát. Mivel tudja, hogy min dolgozom és kivel, jobb döntéseket hozhat arról, hogy kinek kell velem találkozókat tartania. Például, ha látja, hogy sok e-mailt cserélek Joe-val egy adott projektről, majd Joe találkozót kér és azt mondja, hogy ennek egy meghatározott határidő előtt meg kell történnie, akkor megállapíthatja, hogy a projekt valóban fontos én, és hogy valószínűleg a találkozó is. Tehát ő kezdeményezi, hogy létrehozza számomra azt az értekezletet, és csak egy jegyzetet ad le erről: Joe elmondta, hogy a határidő lejárta előtt valóban találkoznia kell veled, ezért fél órára beillesztettem 2: 45-től 3: 15-ig . ”
Az ügyvezető asszisztensek valóban segíthetnek az idő kiaknázásában, csak ha jó kontextust adnak nekik.
4. szint: a vezérkari főnök vagy Az ügyvezető tisztviselő
Végül van egy vezérkari főnök - vagy a katonaságnál az ügyvezető tiszt. Ez az asszisztens olyan, mint egy személyes COO üzleti tevékenységéhez. Megértik a céljait. Tudják, ki az összes kulcsszereplő. És képesek önmagukban eredményeket elérni, miközben az adminisztratív terhek nagy részét - vagy akár a legnagyobb részét - leveszik a válláról.
A személyzet főnöke kezdeményezni fogja, és az Ön nevében ténylegesen nyomon követi és ellenőrzi a közvetlen jelentéseket. Míg egy adminisztratív vagy ügyvezető asszisztens jegyzeteket készíthet egy értekezleten, a személyzetfőnöke észreveszi azokat az elemeket, amelyeket nyomon kell követni, és ezeket maga követi el. A személyzeti főnök vállalja, hogy a találkozó után visszakanyarodnak Cindy-vel, hogy megbizonyosodjanak arról, hogy valóban átadta-e ezt a négy tárgyat, majd két nappal később visszanéznek, és megnézik, hogy áll rajtuk.
Sajnos a legtöbben gofert és adminisztrációs asszisztenst vesznek fel - olyan embereket, akik csak világosan megfogalmazott feladatokban tudnak segíteni. De cégtulajdonosként a legtöbben nem vagyunk túl folyamatorientáltak; homályosabb világban élünk. Ezért valóban szükségünk van legalább egy ügyvezető asszisztensre, aki képes kezelni a kétértelműbb helyzeteket.
És bár az alkalmazottak főnökei kiválóak, általában csak a közepes tőkeértékű és nagyobb vállalatoknál találja meg őket. Ha kisebb cége van, akkor valószínűleg a személyzetének egy vezetője lesz a csapatában, de ezeket nem kizárólag Önnek osztják ki. Lehet, hogy ők futtatják az Ön műveleteit, vagy ha vállalkozása egy kicsit nagyobb, akkor az Ön COO-ja lehet.
És azt is fontos megjegyezni, hogy ezek a címek önkényesek. Rengeteg „Executive Assistant” címet viselő ember valójában csak gofor. És rengeteg goferként alkalmazott ember valóban az ügyvezető asszisztens szintjén teljesít. (Ez utóbbi különösen jellemző a szórakoztató világban.)
Tehát, amikor a következő asszisztens felvételére gondol, fontolja meg, hogy milyen típusú asszisztensre van szüksége. És bármit is dönt, feltétlenül keresse meg ezeket a tulajdonságokat az interjúk során.
Végül egy bónusz pro-tipp: vegyen fel valakit, aki valamivel nagyobb képességekkel rendelkezik, mint gondolná, hogy szüksége lesz rá. Végül is azt akarja, hogy növekedjen a cége, nem igaz?
Ha tetszett az általam megosztott ötlet, akkor arra kérem Önt, hogy töltse le legújabb könyvem ingyenes példányát, Vállalkozást építsen, ne munkát . Kattints ide a részletekért és az ingyenes példány megszerzéséért.
